Herramientas Fundamentales para la Gestión de Calidad

Diagrama de Pareto (Regla 80/20)

El Diagrama de Pareto, basado en la regla 80/20, es una herramienta visual que permite determinar el impacto, influencia o efecto que tienen determinados elementos sobre un aspecto específico. Se representa como una curva de tipo creciente que muestra, en forma decreciente, el grado de importancia o peso de los diferentes factores que afectan un proceso, una operación o un resultado.

Objetivos del Diagrama de Pareto:

• Analizar las causas raíz de los problemas.
• Estudiar los resultados obtenidos.
• Planificar e implementar la mejora continua.

Las Gráficas de Pareto son especialmente valiosas como «fotografías» de antes y después, demostrando el progreso logrado en la resolución de problemas. Como tal, el Diagrama de Pareto es una herramienta sencilla pero poderosa para la priorización y la toma de decisiones.

Diagrama de Causa-Efecto (Ishikawa o Espina de Pescado)

El Diagrama de Causa-Efecto, también conocido como Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado, es una herramienta gráfica utilizada para identificar y organizar las posibles causas de un problema o efecto específico. Tradicionalmente, las causas se agrupan en categorías principales, a menudo referidas como las «4M» o «5M» en entornos de manufactura:

• Máquina (Machine): Relacionado con equipos y tecnología.
• Material (Material): Referente a las materias primas o insumos.
• Mano de Obra (Manpower): Asociado al personal y sus habilidades.
• Método (Method): Concerniente a los procedimientos y procesos.
• (Opcional) Medio Ambiente (Environment): Factores externos que pueden influir.

Pasos para Construir un Diagrama de Causa-Efecto:

1. Definir la Característica de Calidad: Decidir cuál será la característica de calidad o el problema a analizar. Trazar una flecha gruesa que represente el proceso y, a la derecha, escribir la característica de calidad o el efecto.
2. Identificar Factores Causales Principales: Indicar los factores causales más importantes y generales que puedan generar la fluctuación de la característica de calidad. Estos se representan como «espinas» principales que se desprenden de la flecha central.
3. Incorporar Factores Detallados: En cada rama principal, incorporar factores más detallados que se puedan considerar causas específicas de fluctuación. Estos se representan como «espinas» secundarias.
4. Verificar y Completar: Finalmente, verificar que todos los factores que puedan causar dispersión o el problema hayan sido incorporados al diagrama, asegurando una visión completa de las posibles causas.

Histograma

El Histograma es una representación gráfica de datos en forma ordenada que permite visualizar de inmediato la frecuencia con la que ocurre algo. Muestra gráficamente la capacidad de un proceso y, si se desea, la relación que guarda dicho proceso con las especificaciones y las normas. También proporciona una idea de la magnitud de la población y revela discontinuidades en los datos, sin involucrar la variable tiempo.

Para su construcción, se necesita un número relativamente grande de datos. La cantidad exacta depende de la situación particular, pero cantidades típicas suelen ser de 50, 100 o más. Es importante destacar que el histograma, por sí solo, resulta incapaz de mostrar si el proceso exhibe inestabilidad estadística a lo largo del tiempo.

Estratificación

La Estratificación es un método que permite hallar el origen de un problema estudiando por separado cada uno de los componentes de un conjunto. Es la aplicación a esta técnica del principio romano «divide y vencerás» y del principio de gestión que dice: «Un gran problema nunca es un problema único, sino la suma de varios pequeños problemas». A veces, al analizar las partes del problema por separado, se observa que la causa u origen reside en un problema aparentemente pequeño.

Comúnmente, se utiliza la clasificación de las «5M» para estratificar las causas de un problema:

• Máquinas
• Métodos
• Materiales
• Medio Ambiente
• Mano de Obra

Objetivos de la Estratificación:

• Identificar las causas que tienen mayor influencia en la variación de un proceso o resultado.
• Comprender de manera detallada la estructura de un grupo de datos, lo cual permitirá identificar las causas del problema y llevar a cabo las acciones correctivas convenientes.
• Examinar las diferencias entre los valores promedio y la variación entre diferentes estratos, y tomar medidas contra las diferencias que puedan existir.

Hoja de Verificación (Checklist)

La Hoja de Verificación, también conocida como Checklist, es un formato especial diseñado para recolectar datos de manera fácil y sistemática. En ella, todos los artículos o factores necesarios son previamente establecidos, y los registros de pruebas, resultados de inspección o resultados de operaciones se describen fácilmente con marcas utilizadas para verificar.

Objetivos de la Hoja de Verificación:

• Verificar o examinar artículos defectuosos.
• Examinar o analizar la localización de defectos.
• Verificar las causas de los defectos.
• Verificación y análisis de operaciones (a esta última puede llamársele lista de verificación).
• Obtener datos de manera estructurada.
• Servir para propósitos de inspección y auditoría.

Diagrama de Dispersión

Un Diagrama de Dispersión es la forma más sencilla de definir si existe o no una relación causa-efecto entre dos variables y cuán firme es esta relación, como por ejemplo, entre el peso y la estatura, donde una aumenta al mismo tiempo que la otra. Es una herramienta gráfica fundamental para la solución de problemas de calidad en un proceso y producto, ya que permite comprobar qué causas (factores) están influyendo o perturbando la dispersión de una característica de calidad o variable del proceso a controlar.

Este diagrama puede mostrar diversas relaciones:

• La relación entre una causa y un efecto.
• La relación entre una causa y otra causa.
• La relación entre una causa y otras dos causas.
• La relación entre un efecto y otro efecto.

Gráficos de Control

Los Gráficos de Control son herramientas estadísticas que permiten monitorear el comportamiento de un proceso dentro de límites de especificación. Son muy parecidos a las gráficas de línea, pero su diferencia esencial radica en que los gráficos de control tienen los denominados «límites de control», que determinan el rango de variabilidad estadística aceptable para la variable que se esté monitoreando.

Un indicador, en este contexto, es una medida cuantitativa o una observación cualitativa que permite identificar cambios en el tiempo. Su propósito es determinar qué tan bien está funcionando un sistema, dando la voz de alerta sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas para solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre las causas que lo generaron.

Manuales Administrativos: Documentación Esencial para la Organización

¿Qué es un Manual Administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación, permitiendo registrar y transmitir de forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Objetivos de los Manuales Administrativos:

• Presentar una visión de conjunto de la organización.
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.
• Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
• Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Clasificación de los Manuales Administrativos:

Por su Contenido:

• De Organización: Donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa, sus estructuras y relaciones.
• De Procedimientos: Establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.
• De Políticas: Determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa y la toma de decisiones.
• De Bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, cultura organizacional, etc.

Por su Ámbito:

• Generales: Contienen información de la totalidad de la organización.
• Específicos: Consignan información de un área o departamento específico.