Introducción a la Administración de Proyectos

Administrar: Organizar y controlar.

Ciclo de Vida de un Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto se compone de las siguientes fases:

• Inicio
• Planeación
• Ejecución y Control
• Cierre

Organización en Proyectos de Obra

Organización: Es una división lógica, óptima y ordenada de los trabajos y responsabilidades para alcanzar los objetivos definidos por la planeación. Entre las ventajas de la organización de obras se encuentran:

• Ayuda a llevar de manera ordenada y lógica los trabajos y responsabilidades en una obra.
• Asegura la responsabilidad que cada individuo debe desempeñar.
• Permite detallar las actividades a realizar para programar el equipo de trabajo necesario en cada una.
• Mantiene el control total de la obra.

Cuando se menciona la palabra organizar (en obras), se refiere a la gestión de nóminas, materiales, personal, almacén y equipos. Existen dos tipos de control principales: de obra (tiempo, almacén, presupuesto, calidad de materiales) y administrativo (nóminas, compras, inventarios).

Tipos de Organización

• Reglamentaria: Todos los pasos o actuaciones están previamente definidos en un reglamento que indica el procedimiento a seguir en cada caso, por lo tanto, el ejecutivo no necesita de grandes dotes para una labor relativamente eficiente.
• Lineal: Concentra la autoridad en el jefe, quien toma decisiones y transmite las órdenes generalmente de manera verbal. Los trámites se agilizan, pero existe una mayor facilidad para cometer abusos contra los subordinados.
• Funcional: Combina los aspectos positivos de la organización lineal y la reglamentaria. Para mitigar la burocracia, se establecen divisiones departamentales, otorgando a cada director una cierta capacidad de decisión.

Responsabilidades del Director de Obra

• Establecer líneas de comunicación.
• Asistir a todas las reuniones de obra.
• Establecer los alcances que se desean lograr.
• Familiarizarse con los documentos de trabajo.
• Organizar la documentación.
• Desarrollar la inspección y ensayos de materiales.

Formación de una Empresa

Una empresa la forman uno o varios accionistas, los cuales hacen un aporte de capital en efectivo o en bienes materiales con el fin de producir un bien o servicio a la comunidad, a la vez que crean fuentes de trabajo.

Tipos de Capital

Existen dos tipos de capital:

• Capital suscrito y pagado: Son los bienes reales que aportan los accionistas. Estos bienes deben ser tasados y representar como mínimo un 10% del capital autorizado.

Justificación para la Formación de una Empresa

• Justificación económica: Requiere un estudio económico y de mercado, diferenciando claramente entre deseo y demanda.
• Planificación administrativa: Dado que la demanda no es lineal ni constante, la planificación administrativa debe ser dinámica. En periodos de alta demanda, el personal debe aumentar, y viceversa.
• Control de costos y resultados: Una empresa sin control de costos está destinada al fracaso. Lo más práctico es establecer un costo estándar y, como resultado, mantener un flujo de caja con liquidez suficiente para cubrir los gastos.
• Planificación general: Debe basarse en una concepción de probabilidad que se adapte a situaciones fortuitas.

Tipos de Empresas

• Empresa que planifica, construye y vende sus obras.
• Empresa que construye y vende sus obras (las obras han sido planificadas por personas ajenas que no existen en la empresa).
• Empresas para contratar y construir obras ajenas.
• Empresas mixtas.

Funciones de un Director Técnico

• Proyectos y diseños.
• Cálculos estructurales.
• Ingenieros residentes de las obras.
• Maestros, albañiles, carpinteros, etc.
• Equipos y materiales.

Funciones de un Administrador

• Presupuestos.
• Compra de materiales y equipos.
• Relaciones comerciales.
• Asuntos de contratos.
• Gestión de cobro de cubicaciones.
• Gestión de órdenes de cambios.
• Contabilidad de obra.
• Gestión de pago de nóminas.
• Gestión financiera.

Concepto de Gerencia

Es el conjunto de normas que reglamentan cómo se debe manejar una empresa de la forma más eficiente. La gerencia se divide en:

• Gerencia X: El ser humano no disfruta el trabajo, solo trabaja para subsistir y prefiere que le indiquen cómo solucionar un problema antes de resolverlo por sí mismo. Por lo tanto, el gerente de este tipo de empresa toma todas las decisiones, desconfía del trabajador y no lo motiva económicamente.
• Gerencia Y: Al individuo le gusta trabajar, debe tener participación en las decisiones de la empresa y se le motiva a producir más. Por lo tanto, se incentiva al trabajador y se consultan las decisiones.

Organigrama

Es un esquema que muestra la jerarquización de los diferentes puestos de una empresa. Este ilustra cinco aspectos principales de la estructura de una empresa:

• La división del trabajo.
• Los gerentes y sus subalternos.
• El tipo de trabajo que se está realizando.
• La agrupación en segmentos de trabajo.
• Los niveles de administración de la empresa.

Contrato

Es el acuerdo, generalmente escrito, entre dos o más personas, entre el estado y una persona, estado y empresa, y/o contratista y propietario, constituyendo un vínculo jurídico entre ambos contratantes.

Tipos de Contratos

• Unilaterales: Donde se obliga a una sola de las partes.
• Bilaterales: Se obliga a ambas partes.

Contratos en Construcción

Los contratos en construcción pueden ser:

• Contratos de diseño/construcción (todo costo): Estos pueden ser:
  • A precio global: Implican mayores riesgos para el contratista y no permiten cambios de diseño.
  • A precio unitario: Poseen un costo final desconocido y requieren supervisión para las mediciones.
• Contrato de prestación de servicios: Se basa en:
  • Costos más porcentajes (ej. 10%).
  • Costos más honorarios, que se dividen en:
    • Honorarios fijos.
    • Honorarios variables.
    • Honorarios mixtos.
• Contrato para ingeniería y construcción: Basados en prestaciones de servicios y accesorias a otras empresas constructoras.

Adjudicación de Contratos

Los proyectos son ofertados por el sector público o sector privado de la siguiente forma:

• Por concurso o licitación: Competencia entre empresas contratistas sometiendo propuestas al dueño del proyecto, indicando el monto de dinero por el que realizarían la obra, el tiempo de ejecución, forma de pago y financiamiento disponible. Este consta de las siguientes etapas:
  • Aviso de apertura de concurso y llamada a precalificación.
  • Precalificación.
  • Depósito de fianza.
  • Sometimiento de proyecto.
  • Otorgamiento de proyecto.
• Por sorteo: Se realiza a través de una entidad donde se registran todos aquellos con capacidad para ejecutar la obra, similar a una lotería.
• Grado a grado: Es la forma más controversial de otorgamiento de obras, ya que se asigna de manera directa al contratista.

Seguros y Fianzas

Una fianza es un instrumento financiero mediante el cual el fiador (compañía o banco) concede al contratista un crédito indirecto, garantizando al acreedor o beneficiario (propietario o dueño) el cumplimiento de la obligación contraída por el contratista. Pueden ser otorgadas por compañías aseguradoras o por los bancos mercantiles.

Tipos de Fianzas de Construcción

• De licitación: Garantiza el mantenimiento de la oferta por parte del contratista. Requiere una garantía del 10% del costo total de la obra.
• De fiel cumplimiento o ejecución: Asegura el cumplimiento del contrato ya firmado. La garantía oscila entre el 10% y el 50% del valor total de la obra.
• De anticipo: Garantiza la correcta inversión del anticipo otorgado al contratista.
• De suministro: Garantiza la calidad y entrega de materiales y equipos acordados en el contrato de construcción.
• Por vicios ocultos: Cubre cualquier anomalía que aparezca en el proyecto por negligencia del contratista, después de 5 años o el tiempo estipulado.

Establecimiento de un Plan de Obra

Para establecer un plan de ejecución de obra, se deben considerar los siguientes puntos:

Documentación General de la Obra

• Control de calidad (probetas y maquinarias).
• Trabajos extras (órdenes de cambio).
• Patente de seguro social y contra accidentes (I.D.S.S.).
• Registros fotográficos del lugar de la obra.
• Diario de avance de la obra (bitácora).
• Planos, especificaciones y contrato.
• Plan de inspección.
• Selección de equipos de comunicación de obra a oficina, de obra a ingenieros residentes.
• Documentación de retraso de trabajos por causas no esperadas o previstas.

Inspección Ocular del Sitio

• Determinar la ubicación de áridos o canteras.
• Recolectar muestras y llevarlas al laboratorio para obtener la autorización a utilizarlas.
• Determinación de los puntos más cercanos donde se puedan conseguir materiales.
• Determinación de la existencia de mano de obra calificada o no, para así planear el alojamiento para importar la mano de obra que no exista en el lugar.
• Determinar el tipo de clima, para conocer la época de lluvias y distribución de la temperatura a lo largo del año.

Organización en Planta y General

Toda obra debe contar con espacios que serán utilizados en las diferentes actividades que allí se ejecutarán.

Entre los elementos a ubicar se encuentran:

• La construcción.
• El almacén: Generalmente se ubica en los accesos de la obra para facilitar la descarga de la mercancía.
• Posición de agregados: Se establecerán varios bancos de depósito según los frentes de trabajo, en zonas conectadas a los caminos de acceso y lo más cerca posible del lugar de uso para minimizar el transporte interno.
• Posición de bloques.
• Bancos de varilleros: Se ubicarán en una zona específica, adyacente al lugar de colocación de las varillas y preferiblemente en las afueras de la obra, conectados a los caminos de acceso.
• Caminos interiores: Deben permitir el acceso de maquinarias y vehículos a todos los puntos del proyecto, minimizando el transporte manual.
• Verja: Una de las primeras actividades es la construcción de la verja perimetral que delimita el proyecto y evita la injerencia de personas, vehículos y animales, controlando así los robos.
• Posición de guardianes: Los guardianes se ubican en los accesos del proyecto, controlando la entrada y salida de vehículos con objetos y materiales sin la autorización de la dirección del almacén.
• Toma de agua: Se construirán piletas en los diferentes frentes de trabajo, con dimensiones que satisfagan las demandas, ubicadas en zonas adyacentes a su uso.
• Electricidad provisional: Se proveerá al proyecto de un contrato provisional de electricidad durante el tiempo de ejecución de la obra.
• Cocina: Debe estar ubicada en una zona fuera del área de trabajo, preferiblemente adyacente a los dormitorios.
• Oficina de obra: Debe ubicarse en un lugar que permita supervisar los talleres de trabajo y debe ser independiente de los despachos.
• Talleres.
• Sanitarios: Deben estar situados lo más alejados posible de la vista frontal y los accesos principales del proyecto.

Controles Administrativos y de Obra

Estos controles incluyen:

• Nóminas.
• Compras.
• Almacén.
• Inventarios.
• Presupuesto.
• Cubicación.
• Flujo de caja.

Controles de Costos

Su objetivo es conocer en todo momento la situación económica del proyecto, además de controlar todas las transacciones necesarias para la ejecución de la obra.

Controles de Tiempo

Sirven para calcular el tiempo de construcción de la obra y para determinar en cada momento el retraso o adelanto de la misma.

Controles Administrativos Detallados

Nómina

Es la relación de pago al personal que ha trabajado en la obra durante un período determinado. De la nómina usualmente se deducen varios impuestos que debe pagar el trabajador (impuesto sobre la renta, seguro social, etc.) y, dependiendo del tipo de empresa, cualquier otra deducción estipulada.

Nota sobre Nóminas

Cada obra cuenta con uno o varios listeros encargados de llevar un registro exacto de los obreros. Una vez admitido en el trabajo, el listero prepara una tarjeta donde registra el nombre, número de obrero, tipo de trabajo, fecha de inicio y salario devengado. Para protegerse de posibles reclamos por falta de pago, el contratista exige que cada obrero firme la nómina o un recibo de pago.

Almacén de Obra

Junto a la obra se instalan varios almacenes donde se mantiene depositado el material hasta el momento de su uso. Su tamaño depende de la envergadura de la obra. El guarda almacén es responsable de llevar el control de entrada, salida y existencia de los materiales, asegurando así su control.

Inventario

Es el proceso mediante el cual se cuentan las unidades o cantidades de materiales existentes en el almacén de la compañía, provenientes de entradas y compras, para lograr el control de su existencia. La base principal para la evaluación de los inventarios es el costo.

Administración del Tiempo

• El desarrollo de un programa de proyecto requiere de los productos de los procesos para definir y secuenciar actividades, y de estimar recursos y duraciones de actividades, en combinación con las herramientas de programación.
• El programa finalizado y aprobado es la línea base del proyecto, que será utilizada en el proceso de control del programa.

Definir Actividades

El definir actividades es el proceso de identificar las acciones específicas que se deben ejecutar para producir los entregables del proyecto.

Administración de Costos del Proyecto

La administración de los costos del proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación de presupuesto y control de costos, de manera que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.

Estimar los Costos

Desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto

Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo.

Controlar los Costos

Influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

El plan de administración del costo define el formato y establece los criterios para planificar, estructurar, estimar, preparar el presupuesto y controlar los costos del proyecto.

El plan de administración de costos puede incluir lo siguiente:

• Nivel de precisión.
• Unidades de medida.
• Enlaces con los procedimientos de la organización.
• Reglas de valor ganado.
• Formatos de informe.
• Descripciones del proceso.

Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se imputarán al proyecto. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales como una asignación por inflación o un costo por contingencia.

El proceso de estimación de costos considera:

• Condiciones del mercado: Qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, quién los tiene y en qué términos y condiciones.
• Bases de datos comerciales: Generalmente, la información de las tasas de costos de recursos se puede obtener de bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y proporcionan costos estándar para materiales y equipos. Las listas de precios de proveedores son otra fuente de información.

La preparación del presupuesto de costos implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo total, con el fin de medir el rendimiento del proyecto.

Los elementos de entrada para hacer un presupuesto son:

• Cronograma del Proyecto: Esta información se utiliza para asignar costos a los períodos del calendario en los que se planifica incurrir en ellos.
• Calendario de Recursos: Documentación de períodos laborables y no laborables de los recursos.
• Contratos: Información del contrato relacionada con los productos, servicios o resultados adquiridos y sus costos.

La línea base de costo es el presupuesto distribuido en el tiempo que se utiliza como base para medir, supervisar y controlar el rendimiento general del costo del proyecto.

Se desarrolla sumando los costos estimados por período y normalmente se presenta gráficamente como una Curva S.

Los proyectos grandes pueden tener múltiples líneas base de costos por recurso.

Este proceso incluye, entre otras cosas:

• Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de costo.
• Asegurar que los posibles sobrecostos no afecten el financiamiento autorizado para el proyecto.
• Realizar el seguimiento de los rendimientos de costos para detectar y comprender las variaciones en la línea base.
• Actuar para mantener los costos esperados dentro de los límites aceptables.

Cubicación

Cubicación: Es el proceso de medir la labor realizada en una obra (expresada en porcentajes), que se multiplica por los valores calculados en el presupuesto. Es el cálculo del costo de lo ejecutado. Se utiliza como documento de pago a medida que se van realizando las obras en las secciones y plazos señalados. Esta tarea es realizada por el contratista y la supervisión encargada. El documento se envía al departamento de contabilidad para su preparación y revisión final, y así ser presentado al propietario con el fin de recibir el importe correspondiente.

En resumen, la estimación, preparación de presupuesto y control de costos se realizan de manera que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.

Es fundamental que la administración de los costos del proyecto incluya los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación de presupuesto y control de costos, de manera que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto aprobado.