Diferencias entre inventario permanente y periódico
Las diferencias más evidentes afectan a la información que puede aportar el almacén al departamento de contabilidad y viceversa. Las operaciones de compraventa se pueden contabilizar utilizando dos métodos: mercaderías (inventario permanente) y por desdoblamiento.
- Inventario permanente: utiliza la cuenta de mercaderías para contabilizar las compras y las ventas. Las entradas se registran a precio de adquisición y las salidas a precio de coste.
- Método de desdoblamiento: para contabilizar las entradas y salidas de mercancía utiliza las cuentas: compras de mercadería, ventas de mercadería, devoluciones de compra y de venta.
Inventario físico
Consiste en la inspección ocular y recuento de artículos almacenados, anotando el número de unidades, lotes y referencias que existen en el almacén al finalizar el periodo. Se lleva a cabo cuando la actividad está paralizada y debe estar organizado por un jefe que supervise las tareas.
Proceso de inventario
- Establecer la época del inventario.
- Informar al personal.
- Preparar el almacén.
- Programar las fechas de trabajo.
- Preparar los impresos o formularios necesarios.
Métodos para realizar el inventario
- Control por sectores: se utiliza cuando la mercancía mantiene un orden de ubicación fijo (pasillo, estante, etc.).
- Control por cupones: se utiliza cuando se desea controlar la composición del stock en función de las características de los artículos que componen la familia.
- Control en rayados sinópticos: se utiliza para artículos que presentan múltiples variantes (tallas, modelos, colores) pero están valorados bajo un mismo precio.
Gestión de pedidos y documentación
El pedido
Es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor. Se puede enviar por correo electrónico, correo normal o fax. Es habitual enviar dos copias para que el proveedor devuelva una firmada.
Hoja de solicitud
Documento que se utiliza cuando hay que pedir materiales desde una sección a otra de la empresa (del almacén central al centro de fabricación). Son de carácter interno y generalmente se envían de ordenador a ordenador cuando la empresa dispone de un sistema de pedido automático.
Albarán o nota de entrega
Documento que hace el vendedor y envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y de guía para emitir la factura.
- El original y la primera copia se remiten al cliente (este devuelve la copia firmada).
- La segunda copia se queda en almacén para justificar la salida de mercancía.
El contenido de la nota de entrega hace mención al tipo de mercancía, nombre del producto, número de bultos y unidades. Datos a incluir: datos del vendedor, número de orden, referencias, forma de envío, descripción de mercancías, observaciones e incidencias.
Etiquetado y codificación
Se debe facilitar la localización de mercancías para preparar una expedición. En el momento de la recepción y antes de almacenarlo, hay que asignar a cada producto una etiqueta o código.
Soportes de las etiquetas
- Ópticos: etiquetas de papel o similar mediante un código alfanumérico.
- Soporte magnético: bandas magnéticas donde se graba la información.
- Soporte inductivo: chip con memoria que almacena información.
Tipos de etiquetas
- De contenido: objetivo de identificar el bulto rápidamente.
- De manipulación: hacen referencia a la peligrosidad del producto.
- De procedencia y destino: facilitan información al medio de transporte.
Código seriado de la unidad de envío
Es un número que sirve para identificar cada unidad logística a lo largo de toda su vida, permitiendo diferenciar la mercancía que contiene una unidad de transporte respecto de otra.
Orden de Picking
La orden de picking es el impreso o programa donde se detallan los productos, cantidades, ubicación, pasillo, estantería, etc., y el recorrido que debe hacer el operario encargado de preparar el pedido. Cuando hay varias ubicaciones, cada una dará lugar a una orden de extracción.
Formato y contenido
El diseño debe procurar que el encargado de realizar la operación de picking escriba lo menos posible para evitar errores de transcripción. Cuando el picking se realiza sin medios mecánicos, el operario recibe el impreso con las instrucciones y debe marcar las extracciones realizadas.
Contenido del impreso
- Cabecera: orden de picking (número de expedición), fecha, operario, almacén, tipo de envío y expedición.
- Cuerpo: pasillo y estante, nivel de ubicación, tipo de mercancía, código interno, cantidad extraída y existencias después de la extracción.
- Última fila: observaciones (mercancía estropeada, envases deteriorados, responsable de la expedición).