Base de Datos (BD): Se denomina base de datos a los conjuntos de datos que contienen información relativa a diversas temáticas, categorizados de distintas maneras, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación, lo que permite ordenarlos y clasificarlos de forma conjunta.

Microsoft Access: Herramienta para la Gestión de Bases de Datos

Microsoft Access es una herramienta de Microsoft diseñada para la definición y manipulación de bases de datos relacionales. Permite a los usuarios crear, organizar y gestionar grandes volúmenes de información de manera eficiente.

Elementos Fundamentales de Microsoft Access

• Tablas: Son el conjunto de datos organizados, similar a una hoja de cálculo, en filas y columnas que forman una estructura tabular. Cada fila representa un registro y cada columna un campo.
• Consultas: Son solicitudes de información a la base de datos. Los resultados de las consultas se visualizan en una hoja de respuesta dinámica, que puede ser una tabla o un conjunto de tablas, permitiendo filtrar, ordenar y combinar datos.
• Formularios: Son interfaces que permiten introducir, visualizar y modificar la información de la base de datos de manera amigable. A través de los formularios se pueden gestionar datos como nombres, apellidos, edad, sexo, fechas, números, imágenes, música, videos, entre otros.
• Informes: Permiten presentar y resumir los datos de la base de datos de forma organizada, facilitando su impresión y distribución. Pueden basarse en tablas, consultas o incluso formularios para generar reportes personalizados.
• Macros: Son secuencias de acciones que automatizan tareas repetitivas y personalizan el sistema. Permiten ejecutar comandos y operaciones sin necesidad de escribir código.
• Módulos: Se utilizan para crear funciones más complejas y personalizadas que las que ofrecen las macros, utilizando código VBA (Visual Basic for Applications). Ofrecen mayor control y flexibilidad en la programación.
• Controles: Son elementos gráficos que facilitan la interacción con el usuario en formularios e informes. Ejemplos de controles son los cuadros de texto, botones, etiquetas, listas desplegables, etc.

Tipos de Datos en Microsoft Access

• Texto corto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, incluyendo caracteres, dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Se utiliza para datos como nombres, direcciones o números que no se usen en cálculos (ej. números de teléfono, códigos postales).
• Texto largo (Memo): Se utiliza para textos de más de 255 caracteres, como comentarios o descripciones extensas. Tiene una longitud máxima de 65.536 caracteres. Para almacenar texto con formato o documentos largos, Access recomienda adjuntar el archivo. En versiones anteriores a Access 2010, solo los primeros 255 caracteres se tenían en cuenta para ordenar o agrupar.
• Número: Para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro de este tipo, la propiedad ‘Tamaño del campo’ permite especificar el rango y la precisión. En resumen, los subtipos como Byte, Entero y Entero largo almacenan números sin decimales; Simple, Doble y Decimal permiten decimales; e Id. de réplica se usa para claves autonuméricas en bases de datos replicadas.
• Fecha/Hora: Para la introducción de fechas y horas, con un rango que va desde el año 100 hasta el año 9999.
• Moneda: Para valores monetarios y datos numéricos utilizados en cálculos financieros, con hasta 4 decimales. Ofrece una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha, lo que lo hace ideal para evitar errores de redondeo. Ocupa 8 bytes de espacio en disco.
• Autonumeración: Genera un número secuencial único (incrementado de uno en uno) o un número aleatorio que Access asigna automáticamente cada vez que se añade un nuevo registro a una tabla. Estos campos no pueden ser actualizados manualmente.
• Sí/No: Almacena valores booleanos (verdadero/falso), representados como Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.
• Objeto OLE: Permite incrustar objetos de otras aplicaciones, como hojas de cálculo de Microsoft Excel, documentos de Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios. Aunque es compatible con bases de datos antiguas, se considera obsoleto a partir de Access 2007, siendo reemplazado por el tipo ‘Datos adjuntos’.
• Hipervínculo: Almacena direcciones de hipervínculos (URLs) o rutas a archivos. Puede contener hasta cuatro partes: el texto a mostrar, la dirección del archivo o página, una subdirección (ubicación dentro del archivo) y una sugerencia (texto que aparece al pasar el ratón).
• Datos adjuntos: Permite adjuntar múltiples archivos (imágenes, documentos, hojas de cálculo, etc.) a un registro, de forma similar a los adjuntos de correo electrónico. Es más flexible y eficiente en el uso del espacio que el tipo Objeto OLE, ya que no crea una copia de mapa de bits del archivo original.
• Calculado: Su valor se deriva de una expresión o cálculo que utiliza datos de otros campos de la misma tabla. Por ejemplo, un campo ‘Total’ que resulte de ‘Precio * Cantidad’.

Conceptos Adicionales en Bases de Datos

Máscaras de Entrada

Una máscara de entrada es un formato predefinido que se aplica a un campo para controlar la forma en que los usuarios introducen los datos. Esto asegura la consistencia y el formato correcto de la información, especialmente cuando los datos pueden escribirse de diversas maneras.

Scripts

Los scripts son conjuntos de instrucciones, generalmente almacenadas en un archivo de texto, que son interpretadas y ejecutadas línea a línea en tiempo real. Se utilizan para automatizar tareas o añadir funcionalidades específicas.

Delphi

Delphi es un lenguaje de programación y un entorno de desarrollo rápido (RAD) de software, diseñado para la programación de propósito general con un fuerte énfasis en la programación visual. Aunque no es exclusivo de Access, puede interactuar con bases de datos.