Flujogramas y Diagramas de Flujo: Representación Gráfica de Procesos

Definición

El flujograma o diagrama de flujo consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos y relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. Expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento, estableciendo su secuencia cronológica.

Importancia de los Flujogramas

Son de vital importancia dentro de las organizaciones debido a que permiten la visualización de actividades innecesarias y verifican si la distribución del trabajo está equilibrada, es decir, bien distribuida entre las personas, sin sobrecarga para algunas mientras otras trabajan con mucha holgura.

Características de los Flujogramas

• Sintéticos: La representación que se haga de un sistema o proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola.
• Simbolizados: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas y repetitivas.
• Visibilidad del Sistema o Proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.

Tipos de Flujogramas según su Formato

• Formato Vertical: El flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo, presentando una lista ordenada de operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria.
• Formato Horizontal: El flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha.
• Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, incluso para personas no familiarizadas.

Simbología Común en Flujogramas

• Dirección de Flujo: Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos, según sea su flujo.
• Círculo: Significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso).
• Flecha o Pequeño Círculo: Corresponde a un transporte o tarea que debe llevar algo de un lugar a otro.
• Cuadro (Rectángulo): Significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad. Ejemplo: verificación de una firma.
• Letra D: Representa un retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o espera de alguna provisión por parte de otra persona.
• Triángulo (con vértice hacia abajo o hacia arriba): Representa una interrupción casi definitiva o muy prolongada.
• Principio o Terminación del Diagrama (Óvalo/Terminador): Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada) como la mención de que la información ya ha sido procesada (salida).
• Actividad u Operación (Rectángulo): Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor o forma de la información.
• Conector (Círculo pequeño): Este símbolo se utiliza cuando las condiciones físicas de nuestro diagrama obligan a interrumpir la representación gráfica de la información y el diagrama debe seguirse en otro lugar.
• Documento (Rectángulo con base ondulada): Es el símbolo que se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera; puede ser una forma, una ficha, un control, un listado, etc.
• Transferencia (Trapezoide): Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre y cuando nos interesen los pasos que se realizan en ese lugar.

Procedimientos: Estandarización y Optimización de Tareas

Definición de Procedimientos

Los procedimientos son un conjunto de acciones que deben realizarse de la misma forma para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias. Consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, garantizando así la disminución de errores.

Objetivos de los Procedimientos

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, evitando su alteración arbitraria.
• Facilitar las labores de auditoría.
• Simplificar la responsabilidad por fallas o errores.
• Reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

Importancia de los Procedimientos

Son importantes ya que, a lo largo de una organización, los procedimientos se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, principalmente por la necesidad de un control estricto para detallar la ejecución de los trabajos rutinarios. Esto permite alcanzar una mayor eficiencia cuando se estandarizan.

Elementos Clave de los Procedimientos

• Lugar y Fecha de Elaboración: Identificación temporal y espacial del documento.
• Número de Revisión: Control de versiones del procedimiento.
• Unidades Responsables de Revisión o Autorización: Entidades o personas encargadas de su validación.
• Índice o Contenido: Relación de los capítulos que forman parte del documento.
• Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y actualización.
• Áreas de Aplicación o Alcance de los Procedimientos: Delimitación de su aplicabilidad.
• Políticas o Normas de Operación: Facilitan la cobertura de responsabilidades de quienes participan en los procedimientos.

Gestión de Datos en Procedimientos

Ingreso de Datos

En un sistema contable, el ingreso de datos se realiza a través de un comprobante de diario que contiene dos o más registros, ya sean débitos o créditos.

Validación de Datos

Verificar que los datos ingresados cumplan con ciertos parámetros de control.

Actualización de Registros

Traspaso de movimientos del libro diario al libro mayor.

Emisión de Reportes

Procesar la información con el detalle que se requiera.

Tipos de Ingreso de Datos

• Manuales: Implica que los registros realizados sean conformados y validados a través de un ingreso de datos en un terminal de captura de datos.
• Mecanizados: Implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario. Se utiliza sobre todo cuando las localidades físicas de una empresa requieren la centralización de la información.

Procedimientos Contables

Son una secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Beneficios de los Procedimientos

• Aumento del rendimiento laboral.
• Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
• Contribuye a una buena coordinación en las actividades.

Características de los Procedimientos Contables

• Son la base del desarrollo operacional contable.
• Su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de terceros.
• Son flexibles.

Graficación de los Procedimientos

Facilita la comunicación, la ejecución y la detección de mejoras en los procedimientos.

Manual de Normas y Procedimientos Contables

• Detalla todos y cada uno de los procedimientos contables.
• Especifica los asientos contables que se realizan en un determinado procedimiento.
• Determina cómo, cuándo y por qué aplicar una cuenta contable en una transacción.