Circuito Administrativo de Cobranzas

Participantes en el Proceso

• Cliente
• Secretaría
• Cobrador
• Tesorería
• Cobranzas
• Contaduría
• Banco

Flujo del Proceso

Cliente

• Emite cheque por correspondencia (ECC).

Secretaría

• Abre la correspondencia (AC).
• Separa el cheque (SC).
• Emite (EM) un documento de Valores Recibidos por Correspondencia (VRC).

Contaduría

• Controla la integridad de la documentación (CI).
• Registra la operación (RG).

Departamento de Cobranzas

• Recibe la Factura (FCT) del circuito de ventas.
• Determina las facturas que vencen y emite (DEM) un Listado de Cobranzas (LC).
• Con la información de Secretaría, emite (EM) un Recibo Oficial (RO).
• Controla la integridad (CI) de la operación, cruzando información con el banco.

Cobrador

• Cobra y emite (COM) un Recibo Oficial (RO).

Tesorería

• Controla la integridad (CI) de los valores recibidos.
• Emite (EM) una Boleta de Depósito (BD).
• Emite (EM) una Partida de Ingresos (PI) que se envía a Contaduría.

Banco

• Recibe el depósito (RD).

Circuito Administrativo de Compras

Participantes en el Proceso

• Almacenes
• Sectores Varios
• Compras
• Control de Calidad
• Contaduría
• Recepción
• Proveedor

Flujo del Proceso

Sectores Varios / Almacenes

• Emiten (EM) una Solicitud de Compra (SC).

Departamento de Compras

• Verifica la autorización (VA) de la solicitud.
• Emite (EM) un Pedido de Cotización (PC).
• Recibe cotizaciones, controla y emite (COE) una Planilla de Evaluación de Cotizaciones (PEC).
• Adjudica y emite (ADE) una Orden de Compra (OC).
• Verifica el cumplimiento de la compra (VCC) una vez recibido el informe de recepción.

Proveedor

• Emite (EM) una Cotización (COT).
• Tras la adjudicación, emite un Remito (REM) y una Factura (FCT).

Recepción

• Recibe la mercadería y emite (RME) un Informe de Recepción (IR).

Control de Calidad

• Asienta el resultado del control de calidad (ACC) en la documentación.

Almacenes

• Almacena la mercadería y la registra (AMR).

Contaduría

• Controla y registra (CR) la factura del proveedor con la orden de compra y el informe de recepción. (Este proceso continúa en el circuito de pagos).

Circuito Administrativo de Pagos

Participantes en el Proceso

• Contaduría
• Tesorería
• Gerente Administrativo
• Proveedor

Flujo del Proceso

Contaduría

• Inicia con el Legajo de Pago proveniente del circuito de compras.
• Emite (EM) una Orden de Pago (OP).
• Posteriormente, registra y archiva (RA) toda la documentación de respaldo (cheque, recibo, etc.).

Tesorería

• Controla la orden de pago y emite (CEM) un Cheque (CH).
• Realiza la primera firma (1F) del cheque.

Gerencia Administrativa

• Controla la documentación y realiza la segunda firma (C2F) del cheque.

Proveedor

• Recibe el cheque y emite (RCE) un Recibo Original (RO), que es enviado a Contaduría para su archivo.

Ejemplos de Documentos Comerciales

• Nota de Crédito: Se utiliza para formalizar una bonificación a un cliente o para registrar un saldo a su favor por mercadería que devolvió.
• Pagaré: Documento utilizado en la compra de un sillón, que representa una promesa de pago de una cantidad de dinero en un plazo determinado.
• Factura (por duplicado): Se emite en la compra de 200 litros de leche para un supermercado. Ambas copias deben llevar firma original.
• Remito: Acredita el envío de mercadería desde un mayorista a un kiosco. El vendedor envía el original y duplicado; el comprador firma el original, que vuelve al vendedor, y se queda con la copia.
• Boleta de Depósito: Comprobante que brinda el banco al depositar cheques en una cuenta corriente bancaria.
• Nota de Débito: Se emite para cobrarle al comprador gastos adicionales a la venta, como el transporte de la mercadería (flete).

Normas Fundamentales de Control Interno

• Formación de un ambiente de control: Establecer una cultura organizacional que valore la integridad y el control.
• Separación de funciones: Evitar la concentración de tareas incompatibles en una sola persona.
• Definición de responsabilidades: Evitar ‘zonas grises’ o ‘tierras de nadie’ donde las tareas no están claramente asignadas.
• Formalización de operaciones: Todas las transacciones deben estar documentadas por escrito.
• Prenumeración de formularios: Los formularios deben estar prenumerados de imprenta para facilitar su seguimiento y control.
• Control numérico de formularios: Las áreas receptoras deben verificar la correlatividad numérica de los documentos recibidos.

Sistemas de Información (SI)

Definición y Propósito

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos interrelacionados (técnicos, personas y procedimientos) cuyo objetivo es capturar datos, almacenarlos y transformarlos de manera adecuada y oportuna para su distribución como información útil en todo el proceso.

Su propósito es: apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de la empresa, así como facilitar la resolución de problemas y la toma de decisiones de los directivos.

Estructura de un Sistema de Información

• Personas: Usuarios finales y personal técnico.
• Datos: La materia prima con la que trabaja el sistema.
• Actividades: Procesos y procedimientos de la empresa (operaciones, información, control, decisiones).
• Redes: Permiten la descentralización de actividades en la empresa, su coordinación y comunicación.
• Tecnología: Hardware y software como elementos de apoyo a los procesos y procedimientos.

Componentes de un SI

• Equipos (Hardware): Dispositivos electrónicos que procesan los datos.
• Software: Los programas; conjunto de instrucciones, métodos o procedimientos que permiten usar el hardware.
• Procedimientos: Se consideran elementos físicos porque están documentados en manuales de procedimientos o instrucciones.
• Personas: Utilizan e integran los SI. Pueden ser usuarios directos (ingresan/reciben información directamente del sistema) o indirectos (leen informes generados por el sistema).
• Base de Datos: Datos almacenados de forma organizada en registros, fundamental para una buena gestión de la información.

Funciones Clave

• Procesar transacciones.
• Crear y mantener archivos.
• Producir informes.
• Procesar preguntas y consultas.
• Procesar interacciones con modelos de decisión.

Metodología de Estudio de SI

El ciclo de vida o estudio de un Sistema de Información comprende las siguientes fases:

1. Síntesis: Comprensión global del sistema y sus objetivos.
2. Análisis: Estudio detallado de las necesidades y requerimientos.
3. Diseño: Creación de la solución técnica y funcional.
4. Implementación: Desarrollo, pruebas y puesta en marcha del sistema.