Categorías del Software Colaborativo

El software colaborativo se puede dividir en tres categorías principales:

• Herramientas de colaboración-comunicación.
• Herramientas de conferencia.
• Herramientas de gestión colaborativa o en grupo.

Herramientas de Colaboración-Comunicación (Colaboración Asíncrona)

Son herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información. Algunos ejemplos son:

• Correo electrónico.
• Correo de voz.
• Publicación en web.

Herramientas de Conferencia (Colaboración Síncrona)

Facilitan la compartición de información de forma interactiva. Algunos ejemplos son:

• Conferencia de datos: PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar.
• Conferencias de voz: Teléfonos que permiten interactuar a los participantes.
• Conferencias de vídeo (o audioconferencia): PC en red que comparten señales de audio o vídeo.
• Salas de chat o mensajería instantánea: Una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes.
• Sistemas para facilitar reuniones: Un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS).

Herramientas de Gestión Colaborativa

Ayudan a coordinar y gestionar las actividades del grupo. Incluyen:

• Calendarios electrónicos: Para acordar fechas de eventos y automáticamente enviar notificaciones y recordatorios a los participantes.
• Sistemas de gestión de proyectos: Para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza.
• Sistemas de control de flujo de actividad (Workflow): Para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (proceso burocrático).
• Sistemas de gestión del conocimiento: Para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información.
• Sistemas de soporte a redes sociales: Para organizar las relaciones de colectivos.

Ejemplos de Sistemas Colaborativos (Groupware)

• Workflux.net: Solución para administración, distribución y control de archivos y proyectos empresariales en España.
• eGroupWare: Solución de trabajo en grupo vía web.
• OGo – OpenGroupWare: Solución de trabajo en grupo vía web.
• Zimbra Collaboration Suite: Solución de trabajo en grupo (en varios idiomas, soporta correo, directorio, agenda, mensajería instantánea, calendario, espacios de trabajo).
• Mediawiki: Plataforma wiki.
• BSCW (Basic Support for Cooperative Work): Entorno telemático basado en espacios compartidos de trabajo. Comercial, con licencias gratuitas para fines educativos y está traducido, entre otros idiomas, al castellano y al catalán.
• Jabber (XMPP): Sistema de mensajería instantánea.
• Isabel: Sistema de videoconferencia distribuido y en grupo.
• Moodle: Aplicación educativa; programa de gestión de cursos (LMS).

El Proceso de las Reuniones con Soporte Tecnológico

Los grupos de trabajo consiguen sus objetivos a través de reuniones y de la delegación de actividades en personas.

1. Preparación y Convocatoria: Se realiza el asentimiento de la reunión por correo electrónico. Los documentos se pueden distribuir electrónicamente. Los coordinadores pueden pedir un calendario posible para los asistentes y tratar de encontrar un día consensuado por todos.
2. La Sala de Reunión Virtual: Utilizaremos un software de conferencia. Los asistentes utilizan ordenadores conectados en sus despachos. Se establecen enlaces de texto, audio y/o vídeo.
3. Interacción en Red: Las computadoras en red permiten realizar debates, votaciones secretas, dibujos compartidos, distribución rápida de documentos de trabajo, etc.
4. Comunicación Informal: Este es un aspecto más difícil de conseguir que en la tradicional «sala de café».

Características Clave de CSCW

• Comunicaciones entre los miembros del grupo: Permiten visualizar mucha información complementaria. Tienen una componente de audio y otra de vídeo.
• Compartición de información: Es importante para los grupos para prevenir una duplicación innecesaria del esfuerzo y asegurar que todos los miembros estén utilizando la misma información.
• Coordinación y control de objetos compartidos: Es importante porque si se produce una modificación de un diagrama para uno de los miembros del grupo, este cambio ha de ser visualizado por el resto de miembros.
• Compartición de un espacio de trabajo: Los miembros del grupo necesitan un espacio de trabajo común donde desarrollar sus ideas.
• Organización y entendimiento común del proceso de trabajo.
• Soporte a la decisión: Las personas que trabajan juntas tienen que saber qué es lo que quieren hacer y cómo.
• Soporte a la toma de decisiones.

Sistemas de Flujo de Datos (Workflow)

Permiten circular documentos dentro de una organización a través de un proceso relativamente simple. Un ejemplo sencillo podría ser un informe de gastos en una organización:

1. Un empleado rellena un informe de gastos y lo añade al sistema de workflow.
2. Se archiva una copia y se envía al gerente para su aprobación.
3. El gerente recibe el documento, lo aprueba y lo vuelve a enviar.
4. El gasto se registra en los gastos de grupo y se envía al departamento de contabilidad para hacer efectivo el pago y generar el apunte contable.

Grupos con Agenda Común

Permiten planificación, gestión de proyectos y coordinación entre el grupo. Permiten localizar a personas.

Ejemplos: Chat, Netmeeting, editor de grafos concurrente.

Requisitos del Usuario en Sistemas CSCW

• Dependencia de órdenes a nivel de tarea.
• Independencia a nivel de diálogo (el usuario tiene que poder decidir qué hacer y en qué orden).
• Multihilo.
• Concurrencia.
• Sociabilidad: Los usuarios desarrollan un sentido de comunidad que les hace pensar que pertenecen a un grupo.

Modo de Especificación y Diseño de Interfaces CSCW

1. Análisis del Grupo: En esta etapa se realiza el análisis del grupo con suficiente nivel de detalle para permitir al diseñador describir el grupo, qué hacen los miembros del grupo y cómo se comunican entre ellos.
2. Análisis Global del Sistema: Se trata de buscar un protocolo de interacción entre los miembros del grupo.
3. Análisis del Usuario: En esta etapa se considera cada uno de los miembros del grupo para comprender qué tipo de tareas hace cada usuario.
4. Organización y Tipos de Usuario: Esta etapa requiere una identificación de los diferentes roles que pueden ser realizados por los miembros del grupo.
5. Diseño Conceptual para cada Usuario.
6. Especificar Componentes: Puede tener la forma de un documento escrito, diagrama de tareas, etc. Describiremos las tareas individuales, comunes y de interacción social.

Problemas y Desafíos del CSCW

• Depende mucho del contexto social o político donde se ha de utilizar.
• Los resultados no siempre benefician a todos.
• Hay problemas de intimidad y privacidad.

Definiciones Fundamentales

Grupos

Colección de personas que trabajan juntas en una tarea común. Pueden tener objetivos diferentes. Se hace o se deshace según la conveniencia. Puede ser interdisciplinario.

CSCW (Computer-Supported Cooperative Work)

Estudio de herramientas y técnicas de Groupware así como de los efectos psicológicos, sociales y organizativos.

Aspectos a Considerar en CSCW

• Grupo.
• Interfaces multiusuario.
• Control de concurrencia.
• Coordinación y comunicación dentro del grupo.
• Espacio de información compartida.
• Integración de aplicaciones pre-existentes.

Tipos de Soporte Ofrecido

• Reuniones basadas en computador.
• Uso de teléfonos.
• Ventanas públicas.
• Conferencias por computador.
• Escritura en grupo.
• Gestión de proyectos por un grupo.