La Documentación del Proyecto
1. Los Documentos Técnicos
Un **documento** es un escrito que acredita algo, y este puede incluir todas o alguna de las características siguientes:
- Ser una instrucción.
- Servir de aviso y consejo.
- Servir para ilustrar.
- Servir para comprobar.
- Ser prueba contra quien lo escribe.
- Acreditar hechos y su fecha.
Los documentos se pueden clasificar según su naturaleza:
- Cartas: Ofertas de servicios, presentación e introducción, reclamaciones y respuestas a reclamaciones.
- Comunicados: Tarjetas, telegramas, comunicados internos, memorándums, saludos, circulares, avisos y notas informativas.
- De carácter semi-oficial: Instancias y memoriales, *curriculum vitae* y certificados.
- Informes: Periódicos, de reuniones y personales y comerciales.
- Documentos del proyecto: Documentos clásicos y otros documentos.
2. Otros Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto podrían ser clasificados de muy diferentes maneras, por ejemplo:
- Según su función.
- Según su origen y destinatario, etc.
Pero atendiendo a las actividades del proyecto (sistemas de telecomunicación (telefonía, radio y televisión), informáticos (monousuario, multiusuario y telemáticos) y de producción audiovisual) a las que hagan referencia, se pueden clasificar en:
- Documentos de dirección y coordinación: Son los que genera la alta dirección.
- Documentos de planificación y programación.
- Documentos de ingeniería del proceso, como son los diagramas de flujo.
- Documentos referentes a costes y a su control.
- Instrucciones de montaje, etc.
Mención aparte merecen la hoja de encargo y el libro de órdenes.
La Hoja de Encargo y el Libro de Órdenes
La hoja de encargo es el contrato entre el promotor y la organización que da salida al proyecto. El libro de órdenes es un documento oficial y vinculante que debe estar presente en la ejecución y sirve para recoger y dar fe de las distintas instrucciones, modificaciones sobre el proyecto original y órdenes de dirección facultativa, así como los acuerdos al respecto de las circunstancias inesperadas que hayan podido aparecer en el montaje.
3 Los Documentos Clásicos del Proyecto
Se considera al proyecto como una serie de documentos que definen la instalación o los trabajos correspondientes al desarrollo del sistema, de tal forma que un técnico superior de sistemas de telecomunicación e informáticos distinto del autor pueda desarrollar, coordinar y supervisar la ejecución y el mantenimiento con arreglo a los mismos la instalación o trabajos correspondientes al desarrollo del sistema.
De la definición cabe destacar dos aspectos:
- El proyecto está formado por una serie o conjunto de documentos.
- Esos documentos deben ser inteligibles e interpretables por otros técnicos superiores y, en general, por todas las personas interesadas en el proyecto.
Los documentos del proyecto son, como mínimo, cuatro: Memoria, Planos, Pliego de Condiciones y Presupuesto.
En caso del desarrollo de sistemas de telecomunicación e informáticos del Estado o de sus organismos autónomos, el proyecto deberá contener los cuatro documentos citados, cualesquiera que sea su cuantía o presupuesto, pero debiendo comprender además un quinto documento denominado: Programa del posible desarrollo de la ejecución del sistema en tiempo y coste óptimo, de carácter indicativo.
Descripción de los Documentos Clásicos
La Memoria
La memoria es el documento en el que se describe el proyecto, desde la génesis y objeto del mismo hasta el estudio de las necesidades a satisfacer y los factores de todo orden tenidos para llevarlo a cabo. Es normalmente, el documento que se culmina en último lugar puesto que recoge todas las incidencias producidas en su elaboración y que se programan para su ejecución. Puede contener gráficos, diagramas, dibujos o croquis que clarifiquen la redacción de las soluciones propuestas, apoyando los datos recogidos y los cálculos aclaratorios necesarios para justificar las condiciones técnicas de los sistemas adoptados.
Los Planos
Los planos son la representación gráfica del proyecto. Serán de conjunto y de detalle, y tantos como sea necesario para garantizar la ejecución de la implantación de los sistemas de telecomunicación e informáticos.
El Pliego de Condiciones
El Pliego de Condiciones técnicas y facultativas debe describir los elementos materiales que integran la implantación y mantenimiento de los sistemas de telecomunicación e informáticos y regulan su ejecución.
El Presupuesto
El Presupuesto señala el coste de la ejecución y mantenimiento de los sistemas y se compone de uno o varios presupuestos parciales. También se expresan los precios unitarios y los descompuestos, el estado de las mediciones y los detalles precisos para su valoración.