El Sistema de Información
La información se elabora para ser comunicada. Siempre tiene un destinatario que puede ser una persona individual o un grupo, y una persona definida conocida o varias personas a quienes no se conoce.
Aspectos de la Transmisión de la Información
Veracidad
El emisor de la información la debe transmitir sin alteraciones y con toda la verdad, ya que el receptor la utiliza para tomar decisiones importantes.
Hay muchas formas de faltar a la veracidad:
- Falta de comprobación o control: dar por cierto determinados hechos sin haber tenido las pruebas necesarias para confirmar si los mismos se corresponden con la realidad.
- Parcializarla: consiste en no dar toda la información que se posee, sino solamente una parte de ella.
- Tergiversación: consiste en interpretar de forma equivocada determinados hechos o palabras.
La transmisión y elaboración de la información debe ser objetiva, sin influir la opinión de quien la elabora. La subjetividad es cuando quien elabora la información influye en la misma y suele ser ahí cuando ocurre la tergiversación.
Prudencia
Actuar con precaución en la transmisión de la información, esperando el momento más adecuado para que el receptor la reciba.
Claridad
La transmisión de la información debe ser clara, es decir, comprensible para el lector.
Confidencialidad
Consiste en no transmitir determinada información por ser reservada o secreta.
Información confidencial es la que se recibe de un tercero, con la prohibición de transmitirla a otros.
La Ética en el Uso de la Información
Conforme a las normas morales hay un deber ser para las personas, entonces se considera ético aquel que sigue esas normas morales (veracidad, prudencia y confidencialidad) y no ético al que opta por no responderlas.
Sistema de Información
La información está organizada bajo la forma de sistemas. Debe estar ordenada para que pueda ser utilizada rápidamente.
Definición de Sistema
Es una serie de elementos articulados de tal manera que constituyen un conjunto integrado, de modo tal que si alguno de estos elementos cambia o se modifica, cambia o se modifica en su totalidad.
Definición de Sistema de Información
Sistema el cual se constituye por la información ordenada y articulada. Es un conjunto articulado, integrado y coordinado de personas, equipos y procedimientos, que relevan y procesan datos, transformándolos en información, para ser utilizada por los distintos sectores y personas de la organización, para la adopción de decisiones más eficientes.
Tiene como finalidad reunir datos, procesarlos, crear y mantener archivos ordenados, y producir información bajo distintas formas, para diferentes usuarios que utilizan la misma para adoptar decisiones organizacionales.
Un sistema de información debe estar preparado para proveer información a todos los sectores de la organización.
Un buen sistema de información es casi impensable sin el uso de computadoras, porque brindan posibilidades en cuanto a volumen de procesamiento y velocidad en la realización de las operaciones.
Componentes de un Sistema de Información
Se compone de varios elementos físicos:
- Equipos de computación: constituye el «hardware» que incluye a todos los elementos electrónicos y electromecánicos de la computadora. Está formado por la PC y el procesador.
- Programas del sistema: se denomina «software» y consiste en una serie de órdenes, declaradas en una secuencia determinada con el objetivo de realizar determinadas tareas.
- Procedimientos: instrucciones con respecto a las formas en que se debe procesar la información.
- Base de datos: es un conjunto integrado de datos almacenados en registros adecuados que se interrelacionan, y facilita la utilización por distintos usuarios.
Funciones de un Sistema de Información
- Procesar datos: implica en primer lugar recolectarlos. Esto incluye un proceso de selección ya que no todos los datos son útiles.
- Crear y mantener archivos: es la tarea de ordenar los datos recolectados y procesados de forma tal que puedan ser identificados por los usuarios.
- Producir información: constituye la salida de un sistema de información, es decir, el producto final del proceso de transformar los datos en información. Esta información puede tener distintas características. Pueden ser informes periódicos y rutinarios o pueden ser informes solicitados específicamente.
El Sistema de Información como Componente del Sistema Administrativo de las Organizaciones
Toda organización requiere para su desarrollo una administración.
Administrar una organización es disponer adecuadamente los recursos de la misma, armonizando los intereses de los distintos sectores que la integran para que pueda alcanzar con eficiencia las metas que se propuso.
Esta gestión implica también un sistema, que se denomina Sistema Administrativo: conjunto articulado de disposiciones, procedimientos, recursos y personas tendiente a que la organización alcance los fines con eficiencia.
El sistema de información es uno de los componentes del sistema administrativo.