Diseño de Bases de Datos: Fundamentos y Mejores Prácticas

La fase de diseño de una base de datos es de vital importancia, pues de ello depende su buen funcionamiento y su fácil mantenimiento.

Cada proyecto necesita una base de datos adaptada a sus necesidades y requerimientos, y debe ser diseñada para que los datos se puedan almacenar, gestionar y recuperar de manera eficiente.

Pasos Clave para la Creación de una Base de Datos

Los pasos principales para crear una base de datos son los siguientes:

• Determinar la finalidad de la base de datos: Es importante recabar la información directamente de los empleados que la utilizarán para saber qué preguntas se deben responder. Es muy útil ver los formularios que se están utilizando para tener una idea de los datos que se van a manejar.
• Determinar las tablas necesarias para almacenar los datos: Cada tabla contendrá información sobre un solo asunto.
• Determinar los campos de cada tabla: Se trata de definir la información que se necesita almacenar. Serán las columnas de las tablas.
• Identificar los campos con valores únicos en cada fila de la tabla: Son los campos denominados Clave principal o primaria.
• Relacionar las tablas: De manera que, cuando esté en funcionamiento la base de datos, se puedan obtener respuestas a las preguntas.
• Utilizar herramientas para perfeccionar el diseño: Emplear utilidades que ayuden a optimizar la estructura de la base de datos.
• Insertar los registros en las tablas.

Normalización de Bases de Datos: Conceptos Clave

Se denomina normalización al proceso de organizar los datos de una base de datos siguiendo unas pautas para evitar ciertos problemas asociados al almacenamiento de información, como por ejemplo, la redundancia e integridad de los datos.

Algunos sistemas de gestión de bases de datos o software para bases de datos incorporan herramientas que facilitan la normalización. Microsoft Access 365 ofrece las siguientes:

• Analizador de tablas: Ayuda a detectar la repetición de datos en tablas; también ofrece orientaciones para reorganizar campos y relacionar las tablas.
• Analizador de rendimiento: Se utiliza para optimizar el rendimiento de una base de datos.

Ubicación y Acceso a Bases de Datos

Las bases de datos pueden estar alojadas en un equipo, definidas en un software de escritorio, o bien estar accesibles desde cualquier ubicación al estar albergadas en la nube en software específicos que actuarán como servidor.

Si una base de datos está definida en una aplicación de escritorio, solo tendrán acceso las personas que utilicen ese equipo. Si se desea compartir el acceso, se alojará en una carpeta compartida dentro de la red y los usuarios que deseen utilizarla deberán disponer del mismo software con el que se creó dicha base de datos.

Las bases de datos que se encuentran en la nube estarán alojadas en un servidor que normalmente siempre está activo y para acceder a ellas será necesario programas específicos que harán de cliente, como navegadores web, software de escritorio con interfaz gráfica, etc.

Microsoft Access 365: Características Esenciales

Una base de datos es un conjunto de información almacenada en tablas, donde dichas tablas se organizan en filas y columnas.

Tipos de Bases de Datos

• Base de Datos Relacional: Son las más utilizadas. Existen relaciones entre las tablas.
• Base de Datos Jerárquica: Su estructura tiene forma de árbol, con conexión entre las bases de datos a través de la base de datos matriz. Un nodo padre puede tener varios hijos y un nodo hijo puede tener un único padre.
• Base de Datos de Red: Similar a la jerárquica, pero un nodo hijo puede tener varios padres.
• Base de Datos Documental: Se utilizan para almacenar y gestionar grandes cantidades de información procedente de documentos de forma organizada.

Entre los programas de bases de datos de carácter ofimático destacan Microsoft Access, LibreOffice Base y OpenOffice Base.

Creación de una Base de Datos en Blanco en Access 365

Antes de que la base de datos pueda gestionar la información, es necesario diseñarla; puesto que una base de datos en blanco no contiene tablas, formularios ni objetos de ningún tipo, es necesario crearlos todos, incluyendo las tablas con las que se trabajará.

Elementos Clave de una Base de Datos en Access

Ficha Crear en Access

• Plantillas: Permiten insertar o crear elementos en la base de datos a partir de diseños predefinidos.
• Consultas: Herramientas para la búsqueda de datos mediante preguntas específicas. Se utilizan para recuperar información específica almacenada en las tablas.
• Informes: Presentaciones de datos extraídos de las tablas o consultas. Permiten imprimir información en un formato legible y atractivo.
• Módulos: Aplicaciones que automatizan tareas en una base de datos. Se trata de colecciones de procedimientos escritos en lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
• Macros: Pequeños programas con los que se realiza una secuencia de operaciones repetitivas en un solo paso.
• Formularios: Interfaz para manejar los datos. Entre otras tareas, permiten introducir datos en las tablas con sencillez y comodidad. Además, se puede trabajar con datos de distintas tablas en un único formulario.
• Tablas: Conjunto de datos recogidos en filas y columnas, que constituyen los cimientos de la base de datos, ya que esta es la información que se utilizará para trabajar.

Para salir de Access: presione Alt + F4 para cerrar la ventana principal.

Para eliminar una base de datos: localice el archivo, selecciónelo y pulse la tecla Supr.

Creación y Estructura de Tablas en Bases de Datos

A la hora de diseñar una base de datos, se deben cumplir dos requisitos principales:

• Evitar la información duplicada.
• Procurar que la información sea correcta y completa.

Si se desarrollan varias tablas en las condiciones óptimas para una base de datos, ahorrará espacio en el disco y podrá buscar la información de una manera más fácil y segura.

Una tabla es un conjunto de datos, ordenados por filas y columnas, que tienen relación con un tema determinado. Cada fila constituye un registro y cada columna, un campo.

Creación de Tablas: Vistas en Access

Para crear una tabla, existe la posibilidad de hacerlo desde la ficha Crear > grupo Tablas a través del botón Tabla, donde se activa la Vista Hoja de datos, o a través del botón Diseño de tabla que también se encuentra en el grupo Tablas de la ficha Crear, donde se activa la Vista Diseño. Sin embargo, la forma más común y cómoda es crearla desde la Vista Diseño.