ORGANIZACIÓN DEL PROCESO DE ALMACÉN

1. La Logística: Conceptos y Objetivos

Concepto

La logística es la función que optimiza los recursos y el flujo de materiales. Comprende la planificación, la organización y el control de todas las actividades relacionadas con el aprovisionamiento, producción, distribución y almacenamiento de productos, desde la adquisición hasta el consumo, a través de la organización y como un sistema integrado, incluyendo también todo lo referente a los flujos de información implicados.

Su finalidad es responder a la demanda, obteniendo un óptimo nivel de servicio al menor coste posible, de tal manera que satisfaga las necesidades del cliente en cuanto a cantidad, tiempo y lugar.

Objetivo

El objetivo de la logística es planificar, ejecutar y controlar los procesos para que los bienes lleguen a los usuarios en el momento en que los precisan, con el menor coste posible. Es decir, se pretende la optimización de la cadena de suministros, mejorando el proceso productivo y la distribución de las mercancías; todo ello con el fin último de procurar la satisfacción global del cliente obteniendo lo que desea, en el momento oportuno, con las cantidades requeridas, calidad apropiada y al mínimo coste.

Una correcta planificación logística tiene como consecuencia un aumento de la competitividad.

2. El Almacén: Definición, Funciones y Tipos

Definición

Local, edificio o parte de este que sirve para depositar o guardar gran cantidad de artículos, productos o mercancías para su posterior venta, uso o distribución. En un almacén también podemos realizar distintas operaciones como el acondicionamiento de las mercancías y la preparación de las mismas.

¿Cuál es la utilidad de los almacenes?

• Almacenamiento para coordinar los desequilibrios entre la oferta y la demanda: Pocos son los productos cuya demanda coincide, en tiempo y cantidad, con su oferta. Esto obliga a almacenar los productos (fabricados o comprados) para darles salida a medida que los soliciten los clientes. Esta función básica suele representarse con el símil de un depósito (el almacén) y dos grifos: (1) corresponde con la oferta y (2) representa la demanda.
• Almacenamiento para la reducción de costes: Hay casos en que puede resultar más rentable fabricar o adquirir algunos artículos en grandes lotes y/o transportarlos en cargas consolidadas hacia lugares de almacenamiento cercanos a los puntos de consumo. Hay que calcular si el ahorro obtenido en el precio de compra, en los costes de manipulación y en el transporte compensa los costes de almacenamiento.
• Almacenamiento como complemento al proceso productivo: Algunos productos alimenticios precisan un período de maduración previo a su consumo:
  • Por exigencias de producción: embutidos, quesos, vinos, etc.
  • Por exigencias legales: cuarentena de los medicamentos, etc.

Funciones de los Almacenes

Mantenimiento del stock: Consiste en proporcionar protección a los productos y tenerlos ubicados de forma ordenada en un lugar apropiado. El tiempo medio de permanencia y los requisitos de almacenaje determinan la configuración y el diseño de la instalación. Se diferencian:

• Instalaciones para un almacenaje prolongado.
• Instalaciones de consolidación de cargas.

Consolidación de cargas: Consiste en servir como punto de concentración de mercancías destinadas al mismo cliente, transportista o zona geográfica.

Descomposición de cargas: Mediante esta función se reciben las mercancías en grandes cargas y se descomponen en otras que se alojan en vehículos ligeros que recorren las rutas de entrega o reparto.

Clasificación de Almacenes

Según su situación geográfica:

• Centrales: Albergan los diferentes intervalos. A ellos llegan los productos procedentes de la planta de fabricación y desde allí se envían a los clientes.
• Regionales: Se distribuyen por una zona geográfica y permiten conseguir una mayor rapidez en la respuesta a los pedidos, al colocar el producto más cerca del cliente, abaratando los costes de transporte.
• De tránsito: En ellos no se efectúa un almacenaje propiamente dicho. Su función básica es recibir grandes cargas procedentes del almacén central o de la fábrica y facilitar la descomposición de cargas en vehículos más ligeros para la región.

Organización de los Almacenes en Empresas de Fabricación, Distribución y Servicios

La organización de un almacén está en consonancia con el tipo de actividad realizada por la empresa:

• Empresas de producción de bienes: Necesitan adquirir materias primas. Existirá un proceso de aprovisionamiento utilizando almacenes específicos para dichas materias.
• Empresas de fabricación: Transforman las materias primas en productos elaborados; estos, a su vez, serán almacenados antes de su distribución. A veces se almacenan productos semielaborados.
• Empresas de distribución: No realizan proceso productivo; compran el producto y lo entregan tal cual, sin transformaciones.
• Empresas de servicios: En bienes intangibles (como una asesoría) no se requiere almacén.

Por todo ello, el almacén y su layout dependen totalmente de la actividad de la empresa, siendo necesario que sea moldeable para conseguir una eficiencia en la gestión.

3. Métodos Matemáticos para el Cálculo del Emplazamiento

1. Localización por la mediana: Se trata de calcular el coste mínimo del transporte correspondiente a la distribución de los productos solicitados por los clientes.
2. Ley de Reilly: Pretende fijar el punto de indiferencia entre dos poblaciones para definir la zona comercial de cada una. En dicho punto, a un comprador le daría igual acudir a cualquiera de las dos poblaciones.
3. Localización a través de la longitud euclídea: En este modelo se colocan los puntos de demanda en una cuadrícula o plano, de manera que para cada uno de ellos existen unas coordenadas dadas por (X0, Y0).

4. Sistemas Modulares

Unidad de pedido: Es la cantidad mínima que puede servirse a un cliente.

Unidad de carga: Es el conjunto de artículos que se agrupan para su manutención, transporte y embalaje. De esta manera, la carga agrupada será más resistente y fácil de manejar.

Tipos de palé:

• Palé abierto: No tiene uniones en sus esquinas y puede ser utilizado por todo tipo de máquinas.
• Palé cerrado: Solo puede ser usado por máquinas con horquillas cerradas.
• Palé universal: El más usado junto al europeo.
• Palé europeo: Medidas de 800×1.200 mm, normalizado en cuanto a resistencia y dimensiones. Tiene un lado cerrado y otro abierto. Carga máxima de 1.000 kg.

Contenedores: Elemento auxiliar de transporte, de carácter permanente, concebido para facilitar el transporte de mercancías sin ruptura de carga. Los más utilizados son los de 20 pies y 40 pies.

Tipos:

• Comunes o dry-van: Para cargas secas normales (palés, cajas…).
• Refrigerados: Transportan cargas que requieren su propia unidad de enfriamiento.
• Open top: Abiertos de techo.
• Flat rack: Para transportes de grandes mercancías o maquinaria.

5. Sistemas de Seguimiento de las Mercancías

Codificación

Los códigos de barras y el sistema estándar GS1 de identificación y transmisión de datos suponen hoy en día una herramienta básica para operar logística y comercialmente. El estándar GS1 es utilizado en todo el mundo.

Terminales de radiofrecuencia y codificación (Código de barras)

Un código de barras consta de dos partes: el código y el símbolo. La codificación consiste en la asignación de caracteres numéricos o alfanuméricos a una unidad de producto.

Tipos de códigos:

• GTIN-13: Identifica unidades de venta detallista y unidades para distribución general. En España, comienza con el prefijo 84 (asignado por EAN internacional a AECOC). El código de empresa (5 a 8 dígitos) representa al propietario de la marca, no necesariamente al fabricante. El último dígito es el dígito de control.
• GTIN-14: Se aplica a la codificación de agrupaciones y unidades logísticas. Incluye una Variable Logística (dígito del 1 al 8) que indica el nivel de agrupamiento.
• GS1-128: Sistema de identificación modular creado para entornos de almacén. Permite representar información adicional como el número de lote, fechas de caducidad y cantidades. Es un estándar internacional que garantiza una interpretación no ambigua.

Para procesar esta información se requiere un lector óptico o escáner. Otros dispositivos incluyen:

• Terminal portátil de datos: Dispositivo inalámbrico muy útil en la preparación de pedidos.
• Identificación por radiofrecuencia (RFID): Sistema de almacenamiento y recuperación de datos mediante tarjetas y lectores sin contacto físico.
• Reconocimiento automático del habla (RAH): Inteligencia artificial que permite la comunicación hablada entre humanos y máquinas.

6. Aplicación y Gestión de un Sistema de Trazabilidad

La trazabilidad es la capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de suministros, desde su origen hasta su estado final.

Tipos de trazabilidad:

• Ascendente: Saber qué productos recibimos y quiénes son los proveedores.
• Interna o de procesos: Trazabilidad dentro de la propia empresa.
• Descendente: Saber qué productos son expedidos y cuáles son sus destinos y clientes.

Ventajas de la trazabilidad:

• Control individualizado de partida o lote.
• Mejora la gestión de stocks.
• Detección rápida de problemas en los productos.

Existen disposiciones específicas para productos como carne de vacuno, lácteos, pesca y huevos. Para cumplir la legislación, se debe poseer un registro de información, identificar correctamente las mercancías y transmitir la información necesaria.

8. Gestión del Embalaje

El envase hace atractivo al producto, lo protege y está en contacto directo con él. El embalaje es el envoltorio secundario que protege la mercancía para su despacho o conservación, sin contacto directo con el producto.

Distinciones de envase:

• Envase primario: Destinado al consumidor final en el punto de venta.
• Envase secundario: Agrupación de varias unidades de venta.
• Envase terciario: Diseñado para facilitar la manipulación y el transporte (incluye palés).

Riesgos en el transporte y almacenaje:

• Carretera: Movimientos, vibraciones.
• Ferroviario: Aceleraciones, traqueteo.
• Marítimo: Oleajes, aplastamientos.
• Aéreo: Presión, temperatura, turbulencias.
• Otros: Riesgos climáticos (humedad), biológicos (roedores) y de robo.

Gestión de Residuos

La Ley de Envases y Residuos de Envases busca la reducción, reciclaje y valorización. Afecta a envasadores, comerciantes, distribuidores y al consumidor final.

Posibilidades de aplicación:

• Sistema de Depósito, Devolución y Retorno (DDR): Se cobra una fianza por envase que se devuelve al retornar el residuo.
• Sistema Integrado de Gestión (SIG): Recogida periódica de envases usados (identificados con el Punto Verde) para su posterior gestión.

9. EDI: Transmisión Electrónica de Datos

El EDI, implantado por la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC), es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de documentos como pedidos, albaranes y facturas.

Ventajas:

• Información más rápida y completa para el cliente.
• Eliminación de errores y pérdidas de documentos.
• Reducción de costes administrativos y retrasos en los pagos.