Lineamientos de Comunicación y Seguimiento en Proyectos
Comunicación Efectiva
La evidencia en la comunicación es la acción de argumentar o fundamentar el discurso en hechos reales o reportes creíbles para quien recibe el mensaje.
Por tanto, la búsqueda de los factores que gobiernan la exposición en las comunicaciones persuasivas se ha ampliado al examen de otros motivos fuera de la búsqueda de información consonante y la evitación del material disonante.
Seguimiento del Proyecto
Las labores de seguimiento y evaluación implican la recolección, síntesis y análisis de los insumos, productos, resultados y efectos de las iniciativas de comunicación para el desarrollo.
Esos datos se obtienen mediante diversos métodos, como el seguimiento, las estadísticas sobre consumo y empleo, los informes, las inspecciones en el terreno y las observaciones que permiten medir, manejar y comunicar los niveles de desempeño y los logros de los programas.
Gestión de la Información del Proyecto
Objetivo Principal
Asegurar en tiempo y forma adecuados la generación, recopilación, diseminación, almacenamiento y localización final de la información del proyecto.
Procesos Clave
- Planificación de las comunicaciones: Determinar la información y las comunicaciones que se necesitan entre los participantes: quién necesita qué información, cuándo la necesita y cómo le será facilitada.
- Distribución de la información: Hacer disponible en la forma y tiempo adecuados la información necesitada en cada caso.
- Reporte de ejecución: Recopilar y diseminar informes sobre la ejecución del proyecto (informes de estado, mediciones del progreso, asuntos pendientes).
- Cierre administrativo: Generar, recoger y diseminar información para formalizar la finalización de una fase o del proyecto entero.
Comunicación y Seguridad
Son aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta a la hora de crear un grupo que colabore adecuadamente.
- Definir métodos para comunicar la información del proyecto.
- Proteger la información del proyecto.
- Distribuir información sobre el proyecto en formato impreso.
- Distribuir información sobre el proyecto en línea.
Pasos para el Seguimiento del Proceso
Para un seguimiento eficaz, es necesario:
- Seleccionar los elementos de los que se desea realizar un seguimiento.
- Elegir el método de seguimiento adecuado.
- Comenzar a supervisar el progreso del proyecto de forma continua.
Estructuración y Documentación de Proyectos
Formatos de Archivo
Un formato es lo que permite a una aplicación interpretar los datos en un proyecto. En otras palabras, un formato es un modo de representación de estos datos. Muchas veces, los formatos de archivos están marcados en la extensión del nombre del archivo: el sufijo de tres letras con el que el nombre del archivo termina.
Estructura y Formulación de una Propuesta
- Es necesario considerar el punto de vista de la entidad a la que se va a presentar la propuesta.
- Es fundamental redactar la propuesta de la forma más concisa, coherente y clara posible, de modo que facilite el trabajo de la persona responsable de su evaluación.
- Se puede anexar toda la información (estadística, gráfica, etcétera) que sustente el plan.
Carátula y Tabla de Contenido
La carátula del documento debe contener la información básica y relevante sobre el proyecto, a la par de lucir un aspecto sobrio y profesional.
Los principales aspectos que se deben incluir en la carátula son:
- Nombre y logo de la organización.
- Nombre del proyecto (debe permitir identificar la naturaleza del proyecto, a la vez que la solución del problema previamente identificado).
- Mes y año de elaboración de la propuesta.
- Contacto en la institución (nombre del funcionario, teléfono, fax, correo electrónico, dirección).
Herramientas Fundamentales para la Gestión de Proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto.
Herramientas Eficientes
Técnica del Valor Ganado (EVM)
La Técnica del Valor Ganado es una herramienta que desarrolla e integra los parámetros técnicos, de costes y de planificación en una única herramienta. Es un método de medición de rendimiento muy utilizado en dirección de proyectos, en el que se integran costes, plazos y alcance.
Ventajas de la Herramienta Valor Ganado
- Es un sistema simple de gestión y control de proyectos.
- Integra en una única técnica el trabajo, la planificación y el coste, utilizando para ello la estructura de descomposición del proyecto (EDP).
- Proporciona una identificación temprana de los problemas, mediante el uso de los índices de rendimiento del coste (CPI) y de la planificación (SPI).
- Permite predecir con una cierta seguridad, dentro de un rango, el coste final del proyecto.
Desventajas de la Herramienta Valor Ganado
- Requiere haber realizado una correcta planificación del proyecto, la cual nos permita disponer de la línea base de costes y los criterios usados para calcular esta.
- El cálculo del valor ganado (EV) está sujeto a un cierto grado de subjetividad al valorar el avance o coste del trabajo ejecutado, lo que puede desvirtuar los resultados.
- Es necesario poder disponer de los costes totales imputados al proyecto en el momento que se realiza el análisis.
Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt es una herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas, así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).
Ventajas de la Herramienta Diagrama de Gantt
- Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo.
- Ayuda a organizar las ideas.
- Demuestra el conocimiento de quien lo crea.
- Contribuye a establecer plazos realistas.
- Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el proyecto.
Desventajas de la Herramienta Diagrama de Gantt
- Pueden llegar a ser extraordinariamente complejos.
- La longitud de las barras no indica la cantidad de trabajo, sino sólo la temporalización.