Documentación en la Gestión de Almacenes

Todas las operaciones quedan reflejadas en **soporte documental**, plasmándose en documentos como el **pedido**, el **albarán** o la **factura**. A continuación, se detalla el **circuito documental** de una operación de compraventa:

1. CLIENTE realiza un PEDIDO al PROVEEDOR.
2. El PROVEEDOR envía la MERCANCÍA junto con el ALBARÁN al CLIENTE.
3. El CLIENTE verifica el envío y devuelve el ALBARÁN COTEJADO al PROVEEDOR.
4. El PROVEEDOR expide la FACTURA al CLIENTE.
5. El CLIENTE realiza el PAGO al PROVEEDOR.

En resumen, primero el cliente hace un pedido a su proveedor; luego, el proveedor envía la mercancía junto con el albarán al cliente; en tercer lugar, el cliente verifica el envío y devuelve el albarán cotejado al proveedor; más tarde, el proveedor le expide la factura al cliente, y finalmente, este realiza el pago al proveedor.

El Pedido

El **pedido** es la solicitud en firme de mercancías que realiza la empresa compradora a un proveedor. Puede ser de forma **verbal** (por teléfono o en persona) o **por escrito** (mediante correo electrónico o a través de una página web). Se formaliza con el documento de pedido.

El Albarán

El **albarán** o **nota de entrega** es un documento que expide el vendedor y envía al comprador junto con la mercancía. Sirve como **justificante** que acredita la entrega de la mercancía al cliente y como base para la elaboración de la factura.

Consta de varias copias de distintos colores: una se queda en poder del vendedor y el comprador recibe dos, devolviendo la copia firmada al proveedor una vez verificada la mercancía recibida. Si la mercancía no coincide con la solicitada o no está en buenas condiciones, el cliente puede devolverla dejando constancia de una **incidencia por escrito** en el albarán cotejado, el cual se devolverá al proveedor para que subsane las deficiencias del envío. Si la mercancía es conforme, el cliente solo firmará su recepción y ese albarán cotejado se devolverá al proveedor, acreditando que el envío ha sido correcto.

La Hoja de Recepción

Después del control de la mercancía recibida, se registra la entrada en la **hoja de recepción**. Esta incluye los datos de la empresa, la fecha, el número de bultos, el proveedor de origen de la mercancía, el número del pedido al que corresponden los productos recibidos y el número de albarán que acompañó la mercancía en el envío hasta la empresa. Su contenido es el siguiente (datos por cada artículo recibido):

• Descripción de la mercancía.
• Código.
• Cantidad recibida.
• Cantidad solicitada.
• Cantidad pendiente de servir o recibir.

Un apartado de **observaciones** permite dejar constancia de cualquier incidencia, y un apartado final está destinado a la **firma del responsable de recepción**.

La Factura

La **factura** es el documento que acredita legalmente la **operación de compraventa** o de **prestación de servicios**. Se elabora con los datos del pedido y del albarán aceptado por el comprador (si hubiera algún error u omisión en el envío, el albarán que se utiliza para la factura es el corregido posteriormente). Es emitida por el vendedor y aceptada por el cliente.

Pasos para calcular el importe total de la factura:

• El **importe bruto (IB)** se obtiene del sumatorio de los importes (número de unidades adquiridas x precio unitario).
• Se aplican los **descuentos**:
  1. **Comercial**: se calcula sobre el IB.
  2. **Rápel** o descuento por volumen de compra: se calcula sobre el IB restando previamente el importe del descuento comercial.
  3. **Por pronto pago**: se calcula sobre el IB una vez restados el descuento comercial y el rápel.
• IB – Descuentos = IMPORTE NETO (IN)
• Se añaden los **gastos** (envases y embalajes, transportes y seguros).
• IN + Gastos = BASE IMPONIBLE (BI)
• Se calcula la **Cuota de IVA**: tipo de gravamen (21%, 10% y/o 4%) x BI.
• Se calcula la **Cuota de Recargo de Equivalencia (RE)**: tipo de gravamen (5,2%, 1,4% y/o 0,5%) x BI.
• BI + Cuota de IVA + Cuota de RE = TOTAL FACTURA.

Normas para la Colocación de Mercancías en el Almacén

Para una gestión eficiente del almacén, es fundamental seguir ciertas normas para la colocación de las mercancías:

• Compatibilidad: Decidir qué productos pueden almacenarse juntos y cuáles no (por ejemplo, nunca productos químicos y alimentarios próximos).
• Complementariedad: Los productos que se suelen solicitar en un mismo pedido deben colocarse cercanos entre sí para facilitar su recolección.
• Tamaño y peso: Se debe procurar que los recorridos con mercancías de gran peso y volumen sean los menores posibles.
• Rotación: Las mercancías con mayor número de entradas y salidas (alta rotación) deben ubicarse en zonas de mejor acceso (próximas a la zona de expedición), ya que generan una mayor actividad en el almacén.

El **método ABC** es un sistema que permite clasificar las referencias según el criterio de rotación, basándose en los índices de venta de los productos. Clasifica los artículos en tres grupos:

• Grupo A: **Alta rotación**. Representa el 20% de los artículos y suponen el 80% de las ventas. Estas mercancías deben colocarse en zonas próximas a la salida.
• Grupo B: **Rotación intermedia**. Representa el 30% de los artículos y suponen el 15% de las ventas. Deben colocarse en zonas intermedias del almacén.
• Grupo C: **Baja rotación**. Representa el 50% de los artículos y suponen el 5% de las ventas. Deben colocarse en las zonas más secundarias del almacén.

El método ABC permite administrar mejor los recursos del inventario, facilitando una toma de decisiones más eficiente.

Codificación y Trazabilidad de las Mercancías

Todo almacén debe disponer de un sistema de **codificación** con el objetivo de facilitar el **control de inventario**. Cuando un producto nuevo llega al almacén, se procede a darlo de alta en el sistema y se registran sus especificaciones particulares. Todas las mercancías deben ser codificadas con una **identificación única** por cada artículo o referencia.

Gracias a la codificación, los almacenes pueden realizar **identificaciones automáticas**, optimizando sus procesos con **operatividad en tiempo real** y una **reducción de costes y errores**. La **trazabilidad** hace referencia a los procesos que permiten conocer, en un momento dado, el **histórico**, la **ubicación** y la **trayectoria** de un lote o producto a lo largo de la **cadena de suministro**. Esta es una información valiosa para detectar y corregir errores, y para garantizar la satisfacción de los usuarios.

Existen tres sistemas principales de codificación:

• Códigos de barras: Permiten identificar unidades comerciales y logísticas en la cadena de suministro. Son una secuencia de barras verticales separadas por espacios que contienen información codificada. Constan de un **símbolo** (líneas de barras) y un **código** (caracteres numéricos o alfanuméricos). Generalmente, los dos primeros dígitos especifican el país de origen, los cinco siguientes la empresa, los otros cinco identifican el producto y el último es el dígito de control.
• Código QR o DataMatrix: Sistemas que almacenan gran cantidad de información en una matriz de puntos, incluyendo códigos de barras bidimensionales. El lector captura la imagen y permite acceder a toda la información almacenada.
• Tags o etiquetas electrónicas: Dispositivos compuestos por un chip donde se almacena información de un producto. Funcionan mediante **RFID** (Identificación por Radiofrecuencia). El lector detecta las ondas de radio del chip y procesa la información, ofreciendo al operador los datos relativos al producto en cuestión.