1. Introducción a la Gestión Ambiental Empresarial

Las Comunidades Autónomas tienen competencias para legislar sobre las actividades empresariales que deben someterse a calificación ambiental para poder iniciar su actividad económica. Prácticamente, al menos en la Comunidad de Madrid, se exige la calificación ambiental para casi todas las actividades industriales e incluso comerciales. Esto significa que cualquier actividad, como la distribución de películas o el alquiler de material cinematográfico, requiere someterse a una evaluación o calificación ambiental para su apertura y posterior desarrollo.

La posibilidad de cierre o sanción es, por tanto, el principal incentivo económico para que toda empresa adopte un sistema de gestión ambiental (SGA) que facilite una evaluación o calificación ambiental positiva, y así obtener el permiso de apertura.

Una vez establecida legalmente la necesidad de un sistema de gestión ambiental, las empresas pueden adoptar las siguientes estrategias para su implementación:

• Estrategia de reacción: Retirar o limpiar lo generado en el sistema productivo.
• Estrategia preventiva: Prevenir la polución y reducir el consumo de materia y energía.

En general, estas estrategias no son excluyentes, sino que usualmente se complementan. No obstante, la estrategia preventiva es siempre más económica que la de reacción, y un sistema de gestión ambiental se enfoca fundamentalmente en la prevención.

2. Ventajas de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA)

Un sistema de gestión ambiental ofrece las siguientes ventajas:

1. Ventajas ambientales y de cumplimiento legal

   • Alto nivel de protección del medio ambiente.
   • Mejora continua del desempeño ambiental de la organización.
   • Desarrollo de una política ambiental activa.
   • Identificación de problemas de incumplimiento de la legislación vigente.
   • Verificación de la legislación ambiental vigente.
   • Minimización o eliminación de responsabilidades por daños al medio ambiente.
   • Puesta en marcha de iniciativas de protección ambiental.

2. Ahorro de costes

   • Control y optimización del consumo de materias primas.
   • Control y optimización del consumo de agua.
   • Control y optimización del consumo de energía.
   • Ahorro de recursos.
   • Identificación y gestión de costes ambientales.
   • Optimización de costes derivados de la gestión y tratamiento de residuos, vertidos y emisiones.
   • Reducción de gastos de embalaje, transporte y almacenamiento.
   • Ahorro en costes adicionales asociados a la contaminación (multas, tasas, cánones, etc.).
   • Ahorro en la reparación de daños ambientales.
   • Disminución del riesgo de accidentes.
   • Facilidades para la obtención de ayudas y subvenciones.
   • Definición de medidas costo-efectivas basadas en un mejor conocimiento de la actividad.

A estas ventajas se suman beneficios «intangibles» como la mejora de la imagen de marca, la captación de clientes y el aumento de la confianza de las partes interesadas (legisladores, clientes, consumidores, empleados).

Aunque cada empresa, según su actividad, puede generar impactos ambientales muy diversos (una industria petroquímica difiere de una de envasado de alimentos, y una depuradora de una de transporte de viajeros), un sistema de gestión ambiental y su implementación deben cumplir los mismos requisitos. La complejidad de su aplicación variará en función del tipo de actividad.

La Unión Europea ha adoptado un sistema de gestión ambiental basado en la normativa ISO 14001. Es fundamental tener presente que esta norma establece los requisitos mínimos que un sistema de gestión ambiental debe cumplir para que cualquier organización pueda demostrar, ante terceros y la Administración, su compromiso con el apoyo y la mejora de la protección ambiental. Sin embargo, cabe destacar que la norma no prescribe requisitos de actuación específicos (por ejemplo, no especifica la cantidad máxima permisible de emisión de óxido nitroso a la atmósfera). Únicamente exige el cumplimiento de la legislación y reglamentación relevante, junto con el compromiso de establecer una mejora continua.

Este compromiso de mejora, de idéntica naturaleza al de la norma de calidad ISO 9001, se resume en la rueda de Deming, que define cuatro fases consecutivas esenciales para una mejora sistemática:

• 1. Planificar (Plan)
• 2. Hacer (Do)
• 3. Comprobar (Check)
• 4. Actuar (Act)

En otras palabras: 1. Identificar problemas, 2. Recopilar datos, 3. Analizar y estudiar resultados, y 4. Actuar.

3. Revisión Ambiental Inicial

Una empresa en funcionamiento que desee solicitar una subvención europea del programa EMAS necesita estar certificada por el organismo competente (ENAC), cuya primera exigencia es disponer de un sistema de Gestión Ambiental.

Para desarrollar e implementar un sistema de Gestión Ambiental, es necesario establecer una serie de fases consecutivas que, una vez implantado, permitan que todo el personal de la empresa, proveedores y clientes adquieran el convencimiento de su necesidad, aunque ello requiera mayor dedicación. La primera tarea a abordar es la denominada «revisión inicial».

Esta tarea consiste en responder a las siguientes preguntas: ¿Se realizan acciones en el ámbito ambiental? ¿Se aplica algún sistema de valoración de impactos? Es imposible desarrollar, implementar y mantener un sistema de gestión ambiental sin conocer qué hace la empresa y cómo lo hace. De ahí la necesidad de abordar sistemáticamente una serie de tareas, es decir, planificar su realización, para poder presentar un informe completo de la revisión inicial que sirva de base para definir las tareas necesarias para implementar un sistema de gestión ambiental.

El informe final de la «revisión inicial» debe tener la siguiente estructura:

• Índice general.
• Resumen y comentarios.
• Introducción a la revisión ambiental inicial.
• Panorama e información general.
• Revisión de las prácticas de gestión ambiental existentes.
• Revisión de actividades, productos y procesos.
• Revisión de accidentes e incidentes ambientales previos.
• Revisión de la legislación, regulaciones, autorizaciones y códigos industriales ambientales relevantes.
• Recomendaciones de mejora.
• Información acreditativa.

3.1. Índice General

En el índice general deben quedar reflejados todos los capítulos, apartados y subapartados correspondientes, con un título que indique su contenido y la cantidad de páginas de las que consta.

3.2. Resumen y Comentarios

Dado que toda «revisión inicial» contiene una gran cantidad de información valiosa, detallando las actividades, productos y procesos de la empresa, su valoración de impacto ambiental, y las tareas ambientales específicas realizadas y las que deberían realizarse, es fundamental resumir claramente las conclusiones y recomendaciones principales. Este resumen y comentario debe contener:

• Recomendaciones para la mejora de las prácticas ambientales.
• Recomendaciones para la mejora del desempeño ambiental de las actividades, productos y procesos, incluyendo una lista de los aspectos e impactos más significativos identificados.
• Las recomendaciones principales extraídas de la legislación y reglamentación.

Esta sección debe redactarse una vez finalizado el resto del informe, dejando la redacción del índice general para el final, aunque este sea el inicio del documento.

3.3. Introducción a la Revisión Ambiental Inicial

En esta sección se debe aclarar el propósito y la razón de la revisión inicial, el área o áreas abarcadas (es decir, las limitaciones impuestas o si ha cubierto todas las actividades y procesos), el método o sistema empleado, si se realizaron entrevistas, si se examinó documentación, si se utilizaron cuestionarios previos, las personas que la llevaron a cabo y el tiempo empleado en cada fase, así como cualquier otro dato relevante.

3.4. Panorama e Información General

Esta sección debe incluir una descripción de la empresa, su organización, actividades y productos.

Es importante indicar su emplazamiento físico (si consta de una o varias edificaciones o naves, su ubicación, la dimensión de sus instalaciones, el número de empleados), y finalizar con una descripción de su entorno. Esta descripción debe incluir la existencia de otras instalaciones industriales, la topografía, hidrología y geografía, especialmente aquellos aspectos que afecten a riesgos sísmicos o de crecidas, aspectos ambientales relacionados con efluentes, acuíferos, filtraciones, vertidos, y cualquier otra cuestión relevante.

3.5. Revisión de las Prácticas de Gestión Ambiental

En esta sección es necesario describir las prácticas actuales y compararlas con las recomendadas por un sistema de gestión ambiental. Se debe evaluar la brecha entre ambas y desarrollar recomendaciones de mejora basadas en las diferencias identificadas. El desarrollo de esta sección es indispensable para la redacción de la sección de conclusiones (Resumen y comentarios).

La Lista de Comprobación para el análisis diferencial consiste en una serie de preguntas y un listado de documentos basados en los requisitos básicos del sistema de gestión ambiental elegido, como la Norma ISO 14001, adoptada como directiva por la Unión Europea.

Por ejemplo, uno de los requisitos de la Norma ISO 14001 es la necesidad de mantener registros documentales de los impactos ambientales que pueden producirse a lo largo del proceso productivo. La existencia o no de estos registros implica un incumplimiento grave para cualquier sistema de gestión ambiental, por lo que debe verificarse para elaborar un informe de las carencias y necesidades.

Aunque este cuestionario, elaborado para la revisión inicial, no es el mismo que se utiliza para una auditoría, ambos comparten un gran número de elementos. La principal diferencia radica en que este cuestionario se redacta para obtener la información más exhaustiva posible sobre la empresa y sus actuaciones en la gestión ambiental, mientras que una auditoría verifica el cumplimiento del sistema de gestión ambiental establecido por la empresa, identifica desviaciones o incumplimientos, precisa su gravedad y propone acciones correctoras. Es decir, la revisión de prácticas es meramente informativa, mientras que la auditoría es una comprobación y valoración de las actividades de gestión ambiental de la empresa.

3.6. Revisión de Actividades, Productos y Procesos

Esta sección, cuya complejidad depende en gran medida de las dimensiones y naturaleza de las actividades, productos y procesos de la empresa, constituye el núcleo de la revisión inicial. Sus objetivos principales son:

• Determinar qué impactos ambientales se producen o podrían producirse.
• Determinar cuáles de esos impactos identificados son significativos.

El mejor método para identificar todos los impactos ambientales potenciales en una empresa consiste en establecer el diagrama de flujo del proceso o de los procesos. Esto implica desglosar cada operación en pasos o fases, e identificar las entradas y salidas de cada una, es decir, la «plantilla» de cada operación. Esto puede realizarse de forma sencilla sobre el flujograma del proceso, o de manera más compleja, mediante una descripción pormenorizada de todas las operaciones en cada fase, destacando los aspectos ambientales relevantes.

Un aspecto ambiental corresponde a un elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Un impacto ambiental es cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, resultante total o parcialmente de las actividades, productos y servicios de una organización.

Los aspectos ambientales se agrupan en tres categorías:

• Aspectos relativos al proceso: Aquellos relacionados esencialmente con la actividad fundamental de la empresa (extracción, fabricación o montaje).
• Aspectos relativos al producto: Aquellos que conciernen al producto, su embalaje y transporte.
• Aspectos relativos a los servicios: Aquellos indirectamente relacionados con la actividad principal, como mantenimiento, formación, transporte o cualquier otro similar.

En la realización de una revisión inicial, no es necesario reflejar todos y cada uno de los aspectos e impactos ambientales, sino solo los más significativos. Por ello, es útil disponer de un sistema de valoración simple que permita establecer para cada impacto su NPR (Número de Prioridad de Riesgo). En este sistema de valoración, se definen tres parámetros fundamentales: Frecuencia (F), Gravedad (G) y Detección (D), cada uno con un valor que oscila entre 1 y 5. El producto de estos tres parámetros (F x G x D = NPR) da como resultado un número cuyo valor máximo es 125, lo que permite identificar los impactos más significativos y, consecuentemente, aquellos que requieren un tratamiento especial. En general, se consideran significativos todos los impactos cuyo valor sea de 30 o superior, lo que implicará una revisión del proceso para reducirlos. Se consideran graves los que tienen un valor comprendido entre 15 y 29 (que deberán estudiarse), y se consideran incidentales los menores de 15. La forma de intervención siempre implica la modificación preventiva del proceso, lo cual es preferible a un aumento del control. Pueden definirse más parámetros como: Probabilidad de Ocurrencia, Posibilidad de Control, Duración, Espacio Total Contaminado, y otros en función del tipo de productos que se manipulen (ej. Toxicidad).

Sin embargo, para cumplir estos objetivos, son muchas las tareas a realizar y no existe un único sistema universalmente aceptado para llevarlas a cabo. A continuación, se presenta un sistema que consideramos lógico y que, una vez adquirida cierta práctica en su aplicación, puede servir de base para su uso continuado.

El análisis del ciclo de vida (ACV) o estudio del ciclo de vida (ECV) es una metodología muy general, implementada a nivel de políticas nacionales e incluso comunitarias, que puede servir de modelo para aplicar en el caso concreto de una empresa. Su implementación se inició en Estados Unidos, pero mientras que en este país el interés por su aplicación fue disminuyendo, desde mediados de los años 90 ha crecido enormemente su utilización en los países europeos. En términos generales, el ciclo de vida es un ciclo cerrado que se inicia y finaliza en la Tierra y la biosfera. Se entiende que de ahí se parte para la obtención de la materia prima y a ahí se regresa con el producto después de su uso, junto con los residuos y desechos generados a lo largo de su ciclo de vida.

En cada paso del ciclo se realiza la transferencia de materiales «útiles», a la vez que se generan residuos no controlados o sin tratar. Igualmente, en cada uno de estos pasos hay un consumo de materiales auxiliares, energía y mano de obra. Dentro del ciclo de un producto pueden producirse reprocesamientos o reciclajes en bucle cerrado (es decir, dentro del mismo proceso productivo o ciclo del producto) o en ciclo abierto (cuando esos subproductos corresponden a reciclajes de otros ciclos de vida de otros productos).

Por ejemplo, si nuestra empresa se dedica a fabricar jabón, el ciclo de vida se iniciará con la preparación y cultivo del suelo para piensos, la plantación, cuidado y tala de árboles para fabricar el papel con el que vamos a envolver nuestro jabón, y la extracción de las sales cáusticas. Estos elementos intervienen directamente en el ciclo de vida del jabón, pero no pertenecen específicamente a nuestro proceso de fabricación y distribución. Para nuestro caso, el sistema corresponde solo a los pasos que afectan a la adquisición de la materia prima, las fases del proceso de fabricación y embalaje, la distribución y el transporte, la reutilización o el reciclaje y la gestión de residuos. Para cada una de estas unidades funcionales se requiere la medición de los rendimientos obtenidos con diversos datos de entrada y salida. En el caso del proceso de fabricación y embalaje, lo ideal es elaborar un diagrama de flujo de cada una de las operaciones que lo componen, indicando para cada una de ellas las entradas y salidas correspondientes. Es decir, un flujograma completo donde por cada paso o fase del proceso se indiquen las entradas y salidas de materiales, energía, residuos y desechos.

Una vez realizado esto, es necesario evaluar el impacto que cada fase del proceso genera o puede generar en relación con el medio ambiente, las personas y el agotamiento de recursos. Se debe añadir una valoración relativa entre dichos impactos para establecer prioridades en función de lo que llamaremos «categoría del impacto», y finalmente, definir las mejoras (especialmente preventivas) que pueden adoptarse para disminuir o eliminar los impactos más significativos.

3.7. Revisión de Accidentes e Incidentes Ambientales Previos

Si se trata de una empresa en funcionamiento, su historial de incidentes o accidentes previos es vital para definir los factores que permitan establecer una valoración más fiable de los impactos ambientales, así como para tomar las medidas preventivas más idóneas. En este sentido, la información requerida para completar esta sección es:

• Información sobre incumplimientos de legislación o reglamentación, incluyendo multas y sanciones, mandamientos o demandas judiciales, y cualquier otro tipo de sanciones.
• Información sobre quejas, tanto externas (comunicaciones municipales, vecinales, de clientes) como internas (debidas a los propios empleados y operarios).
• Información sobre incidentes que hayan generado operaciones no previstas en el proceso, como incendios, derrames, vertidos, etc.

3.8. Revisión de la Legislación y Reglamentación Relevante

El primer paso es identificar la legislación y reglamentación aplicable a las actividades, procesos y productos. Hay que tener en cuenta que en nuestro país se legisla a través del Estado Central, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos, dado que las tres administraciones tienen competencias en el ámbito ambiental. La legislación y reglamentación internacional depende de los convenios internacionales firmados por el Estado español (como el de Kioto) o de las directrices que emanan de la Unión Europea, las cuales se convierten en leyes o reglamentos a nivel de la Administración Central.

Una vez identificada, es necesario comprobar su cumplimiento total y establecer sistemas que permitan mantener la información actualizada y, con ella, la adaptación de nuestro sistema de gestión a las modificaciones que se produzcan.

Además, si nuestro sistema se basa, por ejemplo, en la Normativa ISO 14001, es necesario atender a los nuevos requisitos derivados de sus modificaciones.

3.9. Recomendaciones de Mejora

Las recomendaciones de mejora deben referirse esencialmente a dos aspectos fundamentales:

• Disminuir o minimizar el impacto ambiental.
• Reducir el consumo de recursos, prestando especial atención a los no renovables.

Cualquier empresa aceptará e implementará una propuesta de mejora siempre y cuando se demuestre que su aplicación genera un ahorro. Por ello, es recomendable que toda propuesta de mejora incluya un estudio económico. En general, los técnicos suelen ser reacios a acompañar una propuesta de mejora con un estudio de los beneficios económicos que conlleva, bajo la creencia de que su labor se limita a lo técnico y no a lo económico. Sin embargo, es crucial entender que su valor se justifica en la medida en que generan ahorro o beneficio.

3.10. Información Acreditativa

Todo lo anteriormente expuesto debe estar debidamente acreditado mediante los documentos pertinentes; es decir, no basta con dar opiniones, sino que es necesario aportar datos. No debe decirse «se desecha una gran cantidad de chatarra metálica sólida», sino que es necesario indicar que «de cada tonelada de acero adquirida como materia prima, se desechan 50 kg como recortes de chapa o armaduras, de los cuales no se recicla nada y se eliminan como escombros en un vertedero». Los documentos acreditativos serían el albarán de compra del material, el albarán de entrega del material al cliente, y la ausencia de un documento que ampare la salida diferencial de chatarra. Toda esta documentación, que puede ser muy extensa, puede añadirse como anexo al informe final, mencionando solo su existencia a través de una relación de la misma.

4. Comprobación de la Revisión Inicial

Como último paso para finalizar la revisión inicial del sistema de gestión ambiental de una empresa, se puede realizar una autoevaluación utilizando una lista de comprobación muy similar a la que aplicaría cualquier auditoría externa. En ella se puede incluir una valoración sobre cada respuesta, donde, a juicio del evaluador, se estime si el punto comprobado ha sido respondido satisfactoriamente (por completo o en parte) o, por el contrario, ha sido insatisfactorio. Al asignar una puntuación a cada respuesta, se puede establecer una valoración global final que determine, en función de la puntuación obtenida, si la revisión inicial se ha realizado correctamente o no.

5. Política Ambiental

Todo sistema de Gestión Ambiental debe reflejar claramente el compromiso de la alta dirección y de todos los responsables de la implementación del sistema. Por ello, después de enunciar los compromisos adquiridos por la dirección y los responsables, el documento debe ser firmado por todos ellos. De esta forma, se documenta que todos conocen los objetivos ambientales establecidos, ya que este apartado de la norma no debe contener solo generalidades, sino también objetivos cuantitativos fijados para cada responsable o por áreas.

6. Organización y Personal

Es importante conocer la organización de la empresa y, especialmente, sus relaciones de dependencia en lo que respecta a las responsabilidades sobre las actuaciones ambientales. Un organigrama del personal de la empresa es suficiente si se le añaden las funciones, responsabilidades y autoridad que corresponden a cada persona o, mejor aún, a cada puesto.

6.1. Cargos Específicos Dedicados al Medio Ambiente

Además del Director General o Gerente, quien establece la política ambiental de la empresa, esta debe contar con una estructura donde estén definidas las tareas y responsabilidades ambientales de sus miembros en todos los niveles, desde la alta dirección hasta los niveles operativos.

En general, la alta dirección debe nombrar a un coordinador de política ambiental de alto nivel, cuyas tareas principales sean asegurar que el sistema de gestión ambiental cumple los requisitos legales y reglamentarios, así como los de la normativa aplicable. Además, debe informar a la alta dirección sobre el grado de cumplimiento del sistema.

Además de este cargo unipersonal, la empresa debe contar con un órgano colegiado cuyas tareas principales sean el establecimiento de metas y programas de gestión ambiental, y el análisis del grado de cumplimiento y costes de dichos programas. En general, este órgano colectivo puede denominarse Comité de Medio Ambiente, del que deben depender los auditores ambientales internos, necesarios para evaluar periódicamente el grado de cumplimiento del sistema de gestión ambiental, en el que se recoge la política ambiental de la empresa.

6.2. Personal

Todo el personal de la empresa debe implicarse en la tarea de la gestión ambiental. Por ello, además de proporcionar la formación necesaria para que cada miembro del personal desarrolle sus tareas en este ámbito con la competencia requerida, es fundamental sensibilizar a todos los empleados y operarios respecto a las cuestiones ambientales, haciéndoles ver que cualquier acción en este campo redunda en beneficio de sus propias condiciones de trabajo.

Podemos considerar tres niveles fundamentales:

• Nivel I: Su formación debe centrarse en conocimientos ambientales específicos sobre aspectos e impactos relacionados con su puesto de trabajo, y un conocimiento general de temas y sistemas ambientales.
• Nivel II: Su formación debe orientarse al conocimiento para medir y valorar los datos que deben figurar en los registros necesarios a obtener en las operaciones o procesos que controla, además de los procedimientos aplicables.
• Nivel III: Su formación debe orientarse al conocimiento de todos los requisitos del sistema y, sobre todo, a los procedimientos de realización de auditorías ambientales.

Toda la formación impartida debe quedar registrada, preferiblemente de forma individual en cada ficha de registro del personal, incluyendo, si ha sido evaluada, la valoración obtenida.

6.3. Los Auditores Ambientales

Aunque dedicaremos un capítulo a las auditorías ambientales (fundamentalmente a las externas), cada empresa está obligada a realizar auditorías periódicas sobre su sistema ambiental. Si bien no siempre es necesario contar con personal específico como auditor (por ejemplo, en una oficina de proyectos, donde no se requiere un auditor a tiempo completo), la empresa sí debe documentar que audita su sistema de gestión ambiental.

6.3.1. Introducción

La formación del auditor comprende varios aspectos, ya que su campo de actuación es particularmente extenso. Debe combinar una formación sólida con una experiencia práctica.

• El primer paso es la adquisición de los conocimientos técnicos necesarios.
• El segundo paso corresponde a la adquisición de experiencia práctica.
• El tercer paso corresponde al aprendizaje del trabajo en equipo.
• Por último, debe estar dispuesto a la continua actualización y reciclaje.

6.3.2. El Auditor

Un auditor cualificado tendrá, como mínimo:

• Educación secundaria.
• Cinco años de experiencia laboral, o un título técnico y tres años de experiencia laboral.
• Formación adicional en ciencias ambientales y conocimiento de normas y regulaciones de sistemas ambientales, incluyendo la participación en varias ocasiones como parte de un equipo de auditorías ambientales.

Además, la Norma ISO 14012 destaca algunas características específicas que debe reunir:

• Capacidad de comunicación escrita y oral.
• Sentido de la diplomacia y una fuerte capacidad de escucha.
• Habilidad demostrada para mantener la independencia.
• Buena organización personal.
• Capacidad para emitir juicios sólidos basados en evidencias objetivas.

La Norma ISO 14012, en su Anexo A, incluye ideas para evaluar las cualificaciones de un auditor interno, abarcando métodos, entrevistas, pruebas y análisis de antecedentes laborales.

6.3.3. El Código de Conducta de los Auditores

Además de las cualidades ya mencionadas, un auditor debe poseer un código de buena conducta basado en las siguientes características:

• Honestidad.
• Imparcialidad.
• Independencia.
• Secreto profesional.
• Responsabilidad.

6.3.4. Programas y Planes de Gestión Ambiental

La Norma ISO 14001, en su apartado 4.3.4, establece literalmente: «Programa(s) de gestión ambiental. La organización debe establecer y mantener al día un programa o programas para lograr sus objetivos y metas».

Un programa de administración ambiental debe contemplar:

• Estructura administrativa.
• Procesos de controles ambientales del negocio.
• Recursos (personal y sus habilidades, recursos financieros, herramientas).
• Procesos para establecer objetivos y metas, y para alcanzar políticas ambientales.
• Procedimientos y controles operativos.
• Capacitación.
• Sistema de medición y auditoría.
• Revisión administrativa y panorama general.

Todo esto constituye el propio sistema de gestión ambiental en su conjunto. Por ello, aunque la Norma habla de «Programas», generalmente se suelen definir «Planes», entendiendo por tales la necesidad de establecer metas u objetivos para cada uno de ellos y una distribución temporal por etapas, nombrando a la persona o personas responsables de cada una. Esto suele realizarse utilizando un diagrama de Gantt con formato estándar, al que se suele añadir una casilla indicando la persona o personas responsables, y otra de cuantificación monetaria de cada fase y del conjunto en cuanto a coste y rentabilidad.

Existen una serie de Planes que la Norma exige, como el Plan para Situaciones de Emergencia o Plan de Evacuación, Plan de Formación, Plan de Calibración de Equipos de Medida y Ensayo, etc. Pero además de estos, deben contemplarse otros planes que permitan fijar metas y objetivos parciales cuya consecución establezca mejoras en el impacto ambiental o en la gestión de recursos, como el Plan de Reducción de Residuos Sólidos o el Plan de Reducción de Carburantes Fósiles.

Dada la gran cantidad de planes posibles, es difícil establecer una relación concreta, ya que depende mucho del tipo de organización.

7. Seguimiento y Medición

7.1. Introducción

La medición es el medio por el cual la organización puede conocer si se están realizando progresos en la minimización de los impactos producidos por sus actividades y procesos.

7.2. Las Inspecciones

Las principales técnicas de inspección pueden clasificarse como:

• Inspecciones evaluativas: Aquellas que se realizan después del proceso con el fin de separar los productos defectuosos.
• Inspecciones informativas: Aquellas que permiten la investigación de las causas de los defectos y, con esta información, retroalimentan el proceso ejecutando la acción adecuada para su eliminación.
• Inspecciones en la fuente: Aquellas que permiten corregir el error que produce la aparición de un defecto en la propia fuente, es decir, antes de que el error se convierta en defecto.

Estas tres técnicas de inspección son necesarias. La tercera es la que permite, dentro del propio proceso, adelantarse al fallo. La segunda permite planificar medidas correctoras que puedan prevenir la recurrencia del hecho. La primera es necesaria, aunque las medidas que genera solo permiten determinar la necesidad o no de alertar sobre las consecuencias del fallo.

Todos los datos obtenidos deben servir para formalizar qué medir en cada punto del proceso y cómo hacerlo, incluyendo no solo las instrucciones para efectuar la medición, sino también la calibración previa del equipo o equipos utilizados.

8. No Conformidades

8.1. Definición

La norma ISO 8402 define la «NO CONFORMIDAD» solo referida al producto, precisando que un producto no conforme es aquel que no cumple los requerimientos especificados. Se utiliza el término «DEFICIENCIA» cuando la no conformidad afecta al sistema, al proceso o a la operación. En este sentido, la no conformidad de un producto es fácilmente detectable por simple comparación con la especificación, mientras que una deficiencia del sistema o del proceso es más difícilmente detectable, salvo que corresponda a un punto donde se haya establecido una medición. En general, la detección de una no conformidad está mucho más relacionada con la realización de auditorías.

8.2. Acciones y Registros de No Conformidades

Las acciones a tomar ante las no conformidades son:

• Identificarlas: Obteniendo la mayor cantidad de detalles posibles sobre la no conformidad: cuál es, dónde se ha producido, quién la ha detectado, etc.
• Separarlas: Impidiendo que el producto sea utilizado inadvertidamente antes de su revisión y estudio.
• Evaluarlas: Adoptando una decisión que considere todos los factores que afectan no solo a la especificación, sino también a su aptitud para el uso. Una especificación puede ser modificada no solo porque en ocasiones sea errónea, sino también porque sea muy restrictiva y el producto no requiera tal restricción.
• Analizarlas: Una vez decidida y ejecutada la acción, es necesario examinar la no conformidad, buscar las causas que pudieron generarla y adoptar medidas correctoras. Estas acciones son siempre necesarias, sobre todo cuando el producto ha sido desechado o ha requerido operaciones costosas para hacerlo útil. Con esto queremos indicar que, sea cual sea la evaluación realizada (incluso si se ha decidido utilizar el producto no conforme tal cual, aceptándolo por concesión), es necesario examinar las causas y tomar acciones correctoras, aunque la acción correctora sea el cambio de especificación, siempre de forma justificada.
• Prevenirlas: Tomando las acciones necesarias para que no vuelvan a producirse, aunque en ocasiones la acción preventiva consista solo en la introducción de una modificación en el plano o especificación del producto.

Es necesario que todas las no conformidades detectadas sean registradas para poder planificar las acciones correctivas que se consideren necesarias, especialmente las acciones preventivas, que a la larga suelen ser las más eficaces.

9. Revisión por la Dirección

La revisión por la Dirección es el último punto de la implementación del sistema y el que enlaza con la fijación de la nueva política ambiental para el siguiente período (que suele ser de un año) y los sucesivos.

Tanto la política inicialmente definida como la revisión periódica por la Dirección deben ser respondidas y expresadas por escrito para incorporarlas al manual de gestión ambiental (si la empresa lo tiene), ya que constituyen un requisito indispensable sin el cual la empresa no podrá certificarse.

Toda revisión por la Dirección debe quedar totalmente definida en los siguientes aspectos:

• ¿Cuál es la frecuencia fijada para las revisiones por la Dirección? La Norma exige que se haya realizado al menos una revisión antes de la renovación de la certificación anual, que debe hacerse cada tres años. Sin embargo, lo conveniente es hacerlo anualmente o siempre que se cambien procesos directamente relacionados con impactos significativos.
• ¿Quién participa en ellas? En realidad, la norma exige que sea el Director General o Gerente de la empresa, ya que constituye una tarea indelegable. Sin embargo, se requiere el asesoramiento del Coordinador de Gestión Ambiental y, en la mayoría de los casos, del Comité de Medio Ambiente.

9.1. Síntesis de los Requisitos de la Norma ISO 14001 sobre este Punto

• La dirección al más alto nivel debe realizar la revisión del sistema de gestión ambiental.
• Documentar la revisión por la Dirección, para lo cual se requiere toda la documentación necesaria, especialmente los registros obtenidos hasta la fecha.
• Abordar, con motivo de estas revisiones, las oportunas necesidades de cambio en la política, en los objetivos y en cualquier otro elemento del sistema.

10. Recomendaciones para la Implementación Exitosa de un SGA

10.1. Registros

Tras la cumplimentación de la revisión ambiental inicial, se debe elaborar un registro que incluya todos los aspectos e impactos identificados como significativos. Este registro debe identificar (siempre que sea significativo):

• Todas las entradas a sus actividades, productos o procesos.
• Todas las salidas de sus actividades, productos o procesos.
• Todas las emisiones al aire (controladas y no controladas) de sus actividades, productos o procesos.
• Todos los efluentes (controlados y no controlados) de sus actividades, productos o procesos.
• La generación o eliminación de residuos sólidos o de otro tipo (particularmente residuos nocivos) asociados a sus actividades, productos o procesos.
• Cualquier tipo de contaminación del terreno como resultado de las actividades, los productos o los procesos de su organización.
• Todos los usos de materia prima y recursos naturales asociados a sus actividades, productos o procesos.
• Todos los demás vertidos o emisiones asociados a sus actividades, productos o procesos, tales como energía térmica, ruido, olores, polvo, vibraciones e impacto visual.

10.2. Registros de Impactos Significativos

Todos los asuntos ambientales de relevancia local o comunitaria asociados a sus actividades, productos o procesos, y cualquier asunto relacionado con su compañía y su desempeño ambiental. Este registro debe identificar los aspectos e impactos significativos que tienen su origen en:

• Las actividades, los productos y los procesos normales.
• Todas o algunas actividades, productos o procesos anómalos.
• Todos los accidentes y situaciones de emergencia potenciales asociados a sus actividades, productos o procesos.

10.3. Otros Registros

Todas las actividades, los productos y los procesos pasados, presentes y futuros.

• El ciclo de vida de los productos de la organización.
• Su registro debe revisarse regularmente y modificarse en consecuencia.
• Su registro debe documentarse y presentarse en un formato claro, conciso y fácil de entender.
• Su registro debe diferenciar los impactos directos (aquellos sobre los que su organización tiene un alto grado de control) e indirectos (aquellos sobre los que no tiene un alto grado de control).
• Su registro debe describir el procedimiento empleado para identificar los aspectos e impactos ambientales y su significación.
• Su registro debe incluirse en el manual de gestión ambiental.