En computacion que es dato campo registro y tabla

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ACCESS


Es un software para crear bases de datos y gestionar información. Permite manipular los datos en forma de tablas, crear relaciones entre ellas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la misma. Extensión:

ACCBD

LAS BARRAS QUE ACCESS CONTIENE SON:


  • De título:


    contiene el nombre del programa y del archivo con el que trabajamos. Al costado la componen las opciones minimizar, maximizar y cerrar.
  • De acceso rápido:


    posee las operaciones más habituales (guardar, rehacer o deshacer).
  • Cinta de opciones:


    tiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas y por categoría, con botones y menús.
  • Pestaña archivo:


    posee las opciones relativas al programa y dos elementos: opción que muestra mas información a la derecha y los comandos inmediatos (que se ejecutan al hacer clic).
  • De estado:


    esta en la parte inferior y nos proporciona información sobre la ventana/vista que nos encontramos.

LOS OBJETOS SON:


  • TABLAS:


    sirven para al almacenar información de un tema en particular y contiene los campos que a su vez almacenan datos como nombres, direcciones, etc. A un conjunto de datos para un mismo objeto en una tabla se denomina registro o fila.
  • CONSULTAS:


    Visiones personales de los datos en las tablas, donde se pueden extraer los que cumplan con condiciones especificas.

FORMULARIOS: sirven para visualizar, introducir y modificar datos en tablas. INFORMES: dan forma, calculan, y resumen los datos. Generalmente se presentan de forma impresa.

VISTA DISEÑO:


Define las columnas de las tablas y otras consideraciones. Es donde tenemos el nombre de la tabla y la rejilla donde se definen las columnas. En la parte inferior izquierda están las pestañas “General y Búsqueda” para definir las propiedades del campo y a la derecha un recuadro de ayuda. En la 1º fila se coloca el nombre del primer capo, en la 2º el tipo (que por defecto se pone texto) y en la 3º la descripción (no es necesaria).

TIPOS DE CAMPOS:


  • TEXTO:


    caracteres, caracteres especiales y digitos como nombres, direcciones, etc.
  • MEMO:


    para textos de más de 255 caracteres (explicaciones o comentarios).
  • NUMERO:


    datos numéricos para cálculos matemáticos.
  • FECHA/HORA:


    para introducir fechas y horas desde el año 100 al 9999.
  • MONEDA:


    valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos que contengan hasta 4 decimales
  • AUTONUMERACION:


    un número secuencial que Access asigna solo cada vez que se agrega un nuevo registro.
  • SI/NO:


    campos que contengan 1 entre 2 valores (si/no, verdadero/falso, activado/desactivado).
  • OBJETO OLE:


    datos binarios (planilla de Excel, documento de Word).
  • HIPERVINCULO:


    texto/combinación de texto y numero reconocida como texto que funciona como dirección de hipervínculo
  • DATOS ADJUNTOS:


    archivos, imágenes, gráficos, hoja de cálculos. Similar a un correo electrónico. Ofrecen más eficacia y flexibilidad que los datos de OBJETO OLE.
  • CALCULADO:


    su valor es el resultado de una operación aritmética o lógica realizada con los datos de otros campos. 

SECTORES DE LA PLANILLA QBE

  • En el campo ponemos el que vamos a utilizar, que puede ser uno de la tabla o uno calculado.
  • En la tabla esta el nombre de la que sacamos el campo.
  • El orden sirve para ordenar las filas.
  • Mostrar desactiva y activa la opción para visualizar el resultado.
  • Criterios:


    donde especificamos la condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta.
  • O:


    esta y las siguientes filas se usan para combinar condiciones.

FORMULARIOS


Sirven para definir pantallas y editar los registros de una tabla o consulta.

Creación

  1. Abrimos el asistente de formularios (en la pestaña Formularios).

Elegimos la tabla o consulta e introducimos los campos con las flechas. Hacemos clic en siguiente. Aparece una pantalla donde elegimos la distribución de los datos (en columnas, tabular, hoja de datos o justificado). Clikeamos en siguiente. Seleccionamos el estilo que queremos dar al formulario y ponemos siguiente. Antes de apretar en Finalizar podemos elegir entre abrir el formulario para ver o introducir información. O modificar el diseño, si la seleccionamos aparecerá la vista diseño donde podremos cambiar el aspecto del formulario.


PROPIEDADES DEL CAMPO:


  • Clave principal:


    proporciona un valor único para cada fila de la tabla y funciona como identificador de registros. No podemos asignar más de una pero si una compuesta por un grupo de campos.
  • Tamaño del campo:


    para los campos texto determina el numero máximo de caracteres que se pueden poner en el campo. Para los campos numéricos se clasifican Entero, entero largo, simple, doble, ld y decimal.  
  • Formatos del campo:


    se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer a todos los tipos de datos excepto: OLE, Hipervínculo y datos adjuntos.
  • Lugares decimales:


    permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
    Número, Auto numeración o Moneda.
  • Mascara de entrada:


    para controlar los valores que los usuarios pueden introducir.
  • Título:


    para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
  • Valor predeterminado:


    valor que se almacena automáticamente si no se introduce ningún otro.
  • Regla de validación:


    nos permite controlar la entrada de datos según un criterio específico.
  • Texto de validación:


    se escribe el texto que queremos en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación.
  • Requerido:


    para que un campo se rellene obligatoriamente se coloca Si, y en caso contrario No.
  • Longitud cero:


    controla que no se pueda introducir valores vacíos.
  • Indexado:


    es útil para establecer un índice de un solo campo.

LAS RELACIONES:


Permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla.

  • Uno a uno:


    cuando un registro de la tabla solo puede relacionarse con un único registro de otra tabla.
  • Uno a varios:


    cuando un registro de una tabla solo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla, y un registro de otra tabla puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla.
  • Varios a varios:


    cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla.

TIPOS DE CONSULTAS

  • De selección:


    que extraen o nos muestran datos, que cumplen con criterios específicos y que nos permite modificarlos.
  • De acción


    Que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos: de acción, eliminación, actualización, datos anexados y creación de tablas.
    • DE ELIMINACION:


      Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.
    • DE CREACION DE TABLAS:


      Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.
    • DE DATOS ANEXADOS:


      Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.
    • DE ACTUALIZACION:


      Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.
  • Consultas de SQL:


    no se pueden definir desde la cuadricula QBE, sino en SQL, como por ejemplo las de unión.
  • CONSULTA CON PARAMETROS:


    Un parámetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta.
  • CONSULTA MULTITABLA:


    Es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas de donde obtiene esos datos.
  • CONSULTAS DE RESUMEN:


    Sus filas resultantes son un resumen de las filas de origen de la consulta. Se define haciendo clic sobre el botón Totales en la pestaña diseño, donde se añade una fila a la cuadricula llamada Total, que se compone de las funciones de agregado.Las funciones de agregado son las que nos permiten obtener un resultado basado en los valores de una columna de la tabla, que obtienen un resumen de los valores, y son: Suma, Promedio, DesvStard, Var, Min, Max, Cuenta.La opción agrupar por permite definir columnas de agrupación. Si la consulta no cuenta con esta obtiene una única fila de resultado y los cálculos se realizan sobre todos los registros de origen.

INFORMES


Sirven para presentar datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia con los formularios es que los datos solo se pueden visualizar o imprimir (no modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información o sacar totales por grupos.

Creación

  1. Abrimos el asistente para informes (en la pestaña Informes).

Elegimos la tabla o consulta e introducimos los campos con las flechas. Hacemos clic en siguiente. Aparece una pantalla donde elegimos la los niveles de agrupamiento. Añadimos el campo por el que queremos agrupar y ponemos siguiente. Elegimos como ordenar los registros. Primero seleccionamos el campo por el cual queremos ordenarlos y elegimos si deseamos una ordenación ascendente o descendente. Se pueden ordenar por 4 como máximo. Elegimos la distribución de los datos. Seleccionamos una distribución (en pasos, bloque o esquema) y una orientación (vertical o horizontal). Podemos activar la opción de ajustar el ancho del campo para que quepan todos en una página. Colocamos el titulo del informe y ponemos finalizar. Podemos elegir entre ver el informe o modificar su diseño.

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